Посредством акта сверки партнеры отмечают статус взаиморасчетов на конкретную дату. Во избежание недоразумений и ошибок составлять документ следует с учетом определенных нюансов. Каковы особенности заполнения формы акта сверки взаимных расчетов?
Общие моменты
В акте сверки по взаимным расчетам отображается состояние расчетов меж контрагентами в определенном периоде. Законодательно не установлено обязанности составления данного документа.
Но в деловой практике акт сверки является неотъемлемой частью сотрудничества организаций. Своевременность сверки способна предотвратить многие ошибки бухгалтерского и налогового учета.
Особенность акта сверки еще и в том, что подписывается он главбухом и руководителем. Если акт подписывают лишь бухгалтера, то документ играет чисто техническую роль и юридической значимости не имеет.
Что это такое
Актом сверки взаиморасчетов именуется документ, отображающий расчеты двух организаций в определенном периоде. Выражаясь проще, акт это перечисление всех хозопераций меж партнерами за обусловленное время с указанием расчетных данных каждой стороны.
Резюмирует акт запись о наличии или отсутствии расхождений в расчетах. В идеале данные двух организаций должны совпадать. Но если выявляются расхождения, то осуществляется проверка первичной документации.
Так обнаруживаются неучтенные документы либо технические ошибки. Как организация устанавливает свою задолженность в пользу? Акт сверки, что означает отображенная в нем информация?
Составляет акт сверки любая из партнерствующих организаций, пожелавшая проверить точность расчетов. При этом выявляется задолженность в пользу поставщика или покупателя либо отсутствие оной.
Документ составляется в произвольной форме в двух экземплярах. Далее оба акта направляются контрагенту. В одной форме организация-партнер указывает данные своего учета.
Затем ставятся подписи и печать организации. В случае расхождений указывается ошибка со ссылкой на подтверждающие документы. Заполненный акт передается инициатору сверки.
Для чего он нужен
Необходимость использования акта сверки взаиморасчетов меж партнерами обусловлена, перво-наперво, соблюдением достоверности учета при длительном сотрудничестве.
Периодическая сверка помогает вовремя обнаружить даже незначительные ошибки, которые медленно, но все же искажают учет. Кроме того существуют основания и помимо долгого партнерства, например:
- возможность получения отсрочки платежа в будущем;
- широкий ассортимент продукции;
- высокая стоимость товаров;
- проведение ежегодной инвентаризации;
- проверка расчетов для предоставления отчета вышестоящему руководству.
Периодичность проведения сверки организация также утверждает самостоятельно. Единственное условие это включение в акт всех операций, осуществленных в выбранном периоде.
Иногда акт сверки составляется на момент проведения ежегодной , что позволяет сэкономить время. Но многие компании предпочитают составлять акт сверки ежемесячно, поскольку неизвестно, что случится за год.
Соблюсти актуальность актов сверки не сложно. Достаточно начать составление таких актов с самого начала сотрудничества, а затем составлять его за каждый период от даты подписания последнего акта.
Акт сверки можно составлять как по отдельному договору, так и по коммерческим операциям в определенном периоде. Если меж партнерами заключено несколько договоров, можно составить по каждому отдельный акт сверки и даже с разной периодичностью.
Правовое регулирование
Упоминание об акте сверки взаиморасчетов присутствует в .
В частности здесь сказано, что форма акта сверки взаимных расчетов меж хозяйствующими субъектами законодательно не предусмотрена.
Организации вправе самостоятельно разрабатывать форму документа и утверждать его в своей .
Некоторые бухгалтера считают акт сверки первичным документом. Мотивируется это тем, что по обыкновению документ содержит обязательные реквизиты, характерные для первичной документации.
Перечень таковых содержится в ФЗ №402 (ранее ). Но, по мнению ФНС , акт сверки не является первичным документом, поскольку не оказывает влияние на финансовое состояние партнеров, а всего лишь констатирует уже свершенные факты.
В то же время в случае истребования задолженности контрагента через суд акт сверки может являться одним из основных доказательств. Для этого на юридически значимом документе должны стоять подписи руководителей организаций.
В процессе технической сверки допускается подписание документа только бухгалтерами. Выступать от имени юрлица может исключительно руководитель.
Проведение актов сверки с поставщиками и покупателями
Проводя сверку расчетов с поставщиками и покупателями, целесообразно руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Здесь предусмотрены особенности инвентаризации, и в частности проверки расчетов.
При сверке расчетов с контрагентами, и покупателями, надлежит проверить обоснованность сумм, какие числятся на счетах бухучета.
Так проверке подлежит счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Проверяют его по документам в соответствии с корреспондирующими счетами.
То есть при сверке расчетов проверить нужно:
Осуществляют сверку на основании договоров, и иной первичной документации. Данные документов сравниваются с данными, отраженными на бухгалтерских счетах.
При наличии нескольких контрагентов акт сверки составляется отдельно по каждому в двух экземплярах. В документе указываются следующие данные:
- период сверки;
- названия сторон;
- реквизиты договора;
- ответственные за подписание лица;
- данные учета от каждой стороны – начальное сальдо, суммы по дебету и кредиту со ссылкой на документы, конечное сальдо;
- сумма по данным учета на дату осуществления сверки;
- подписи сторон.
Основная часть акта сверки это таблица, в которой указываются сведения обо всех хозоперациях меж контрагентами. Как правило, левая часть таблицы отражает факты хозяйствования составителя.
При этом предусматривается четыре столбца – для порядкового номера записи, краткого содержания операции, суммы по дебету и кредиту. Правая часть заполняется принимающей акт стороной в процессе проведения сверки.
Каждая из организаций после внесения собственных учетных данных высчитывает обороты дебета и кредита, определяя конечное сальдо на дату сверки.
При отсутствии расхождений итоговые суммы левой и правой части таблицы должны быть идентичными. При наличии расхождений контрагент в этом же акте фиксирует пояснения. После этого акт возвращается инициатору сверки.
Что такое сальдо конечное
Что такое сальдо? Это разница между поступлением и расходом в определенном периоде времени. В бухучете сальдо представляет собой остаток по счету, то есть разницу меж суммой, указанной по дебету и суммой, отображенной по кредиту.
Различается сальдо дебетовое и кредитовое. При этом отдельные счета могут одновременно обладать двумя этими видами. Но на практике анализу подвергается не весь бухучет, а только часть его, за определенный временной промежуток.
При этом используются такие показатели как:
Для определения конечного сальдо при сверке расчетов необходимо прибавить к начальному остатку оборота одной стороны счета и из полученного итога вычесть результат оборота противоположной стороны.
Универсальная формула нахождения конечного сальдо выглядит так:
Если начальное сальдо находится дебетовой части счета, то знак его положительный и отрицательный при нахождении показателя в кредитовой части.
Дебет и кредит
Что отображать в акте сверки по дебету и кредиту? В первую очередь, следует определить счета, по каким в учете отображаются факты сотрудничества с контрагентом.
При составлении акта используются данные этого счета и корреспондирующих с ним счетов. Если организация составляет акт сверки с покупателем, то в документе отображается движение по счету 62, то есть реализация – Дт62 Кт90.
По кредиту отражается оплата реализованного товара – Дт50,51 Кт62. Когда у организации-поставщика получается сальдо дебетовое, значит продукции поставлено больше, чем оплачено.
При кредитовом сальдо наоборот – покупатель заплатил больше, чем получил продукции. В случае сверки с поставщиком в акте сверки осуществляется движение по счету 60. По дебету отображается оплата товара, а по кредиту его поступление – Дт41, 19 Кт60.
То есть для более простого понимания суть сводится к тому, что по дебету отражается поступление продукции, и т.д., а по кредиту показывается поступление платы.
В случае обнаружения дебиторской задолженности организация отправляет контрагенту напоминание об уплате с указанием суммы долга, порядка и срока выплаты.
При непризнании партнером своего долга можно обратиться с исковым . Доказательством становятся первичные документы и данные учета.
В случае списания дебиторской задолженности ее включают в расходы фирмы, учитывая на дебете забалансового счета 007. Сохраняется списанная сумма в учете в течение пяти лет на случай погашения ее должником.
Видео: акт сверки с поставщиком
Выявленная кредиторская задолженность сопровождается внесением исправлений пот дебету счетов. Кредиторка с истекшим сроком давности включается в прочие доходы организации.
Образец сопроводительного письма
При отправке акта сверки контрагенту к нему прилагается сопроводительное письмо.
В нем надлежит указать такие данные:
- период сверки;
- срок подписания акта;
- вариант отправки;
- способ подтверждения разногласий.
Образец сопроводительного письма к акту сверки может выглядеть следующим образом:
«Организация ___ направляет Вам, организации ___, акт сверки на ДД.ММ.ГГГГ. Просим Вас подписать один экземпляр акта в ___ дневный срок и вернуть его нам посредством почтового отправления (на электронный адрес, курьером и т.д.). При наличии разногласий просим приложить подтверждающие документы (накладные, счета-фактуры, акты и прочее). При неполучении в казанный срок подписанного акта или разногласий по нему признаем сальдо расчетов подтвержденным»
Но в любом случае, надо иметь в виду, что неподписанный контрагентом акт сверки не будет иметь никакой силы в случае судебных разбирательств.
Составление протокола разногласий
При выявлении разногласий в процессе сверки расчетов требуется их согласование с контрагентом. может являться частью самого акта.
При заполнении акта инициатор сверки в нижней части акта делает запись «По данным ___ задолженность ___ составляет ___ рублей на ДД.ММ.ГГГГ.».
Если контрагент согласен, то он просто ставит свою подпись. В случае расхождений контрагент после внесения данных своего учета делает запись по состоянию своего итога.
Другой вариант это составление контрагентом своего акта сверки и приложение к нему сопроводительного письма с указанием расхождений и приложением копий документов сверяемого периода.
Также допускает составить отдельный протокол разногласий и отправить его организации-партнеру. При этом выполняется запрос акта нового образца с учетом предоставленных данных.
Пример заполнения
Протокол разногласий по акту сверки составляется в свободной форме.
В нем указываются следующие данные:
- период сверки;
- выявленные расхождения;
- данные с учетом исправлений;
- ссылки на подтверждающие документы (копии прилагаются);
- итоговый результат учета.
Следует заметить, что обязанность подписания акта сверки контрагентом законодательно не закреплена. Партнер может отказаться от сверки расчетов.
Поэтому факт применения акта сверки в процессе сотрудничества следует обговорить на начальном этапе, закрепив условие в договоре.
Также следует оговорить сроки подписания акта. В этом случае отказ и несвоевременное подписание акта становятся нарушением условий договора.
Акт сверки взаиморасчетов - документ, отражающий состояние взаиморасчетов между сторонами за определенный период. На сегодняшний день действующим законодательством стандартная форма акта сверки взаиморасчетов не предусмотрена и может быть разработана организацией-инициатором, используя образец акта сверки взаиморасчетов. При составлении акта сверки, желательно придерживаться стандартных требований, выдвигаемых к первичной документации.
Акт сверки составляется бухгалтерией и в дальнейшем визируется печатями и подписями главного бухгалтера и руководителя. В случае, если документ будет подписан только бухгалтером документ будет носить технический характер, и не будет принят в качестве доказательства в суде. В таком случае, при проведении сверки представителями, для придания легитимной силы документам, необходимо наличие соответствующих доверенностей.
Если одна из сторон пренебрегает своими обязанностями, акт сверки взаиморасчетов может являться лишь коственным доказательством признания должником суммы или наличия долга. Однако при обращении в суд, без предъявления акта сверки, дело будет вам возвращено ввиду недостаточности требований.
Уклонение от подписания акта сверки может стать основанием для рассмотрения дела в суде, или рассматриваться, как доказательство отказа признавать долг.
Несмотря на то, что законодательство не принуждает стороны к обязательному применению актов сверки в процессе сотрудничества, не стоит недооценивать важность проведения сверок и подписания соответствующих актов. Инициатором проведения сверки, может выступать любая из сторон.
Особенно важно, чтобы был подписан акт сверки взаиморасчетов в следующих случаях:
Проведение регулярных сделок или регулярного предоставления услуг;
- предоставление отсрочки по платежам;
- высокая стоимость товаров или услуг;
- предоставление широкого ассортиментного ряда.
Используя образец заполнения, как правило, акт сверки составляется в форме реестра. Соблюдая порядок заполнения, подготавливается 2 экземпляра документа, которые направляются вашим партнерам.
После проведения инвентаризации, акты подписываются, и один вариант возвращается инициатору.
Наиболее объективна будет информация, в случае если вы проводите сверку с момента начала сотрудничества, либо с момента последнего взаимозачета.
Для удобства, проведение сверок и подписание соответствующих актов можно совместить с проведением обязательной ежегодной инвентаризации.
Кроме, того в случае, если сверки проводятся регулярно, вы можете свериться по одной, вызвавшей разногласия позиции, как например конкретный договор, артикул товара и т.д.
Поскольку, законодательство не обязывает вашего контрагента, проводить сверки по вашему требованию, в договоре изначально может быть прописана необходимость с определенной периодичностью проводить данные мероприятия. После чего должен быть подписан акт сверки взаиморасчетов.
Нередко в бухгалтерии компании или у индивидуального предпринимателя представители контрагента запрашивают акт сверки взаиморасчетов, отражающий состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. Так ли нужен этот документ, кем и для чего он используется, как заполняется – рассмотрим подробнее.
Для чего нужен акт сверки
Руководители предприятий или ИП в своей работе постоянно сталкиваются с необходимостью понять, кто, сколько и кому должен. Получить необходимую информацию можно из бухгалтерских программ и регистров, но что делать, если с ней контрагент не согласен? Для проверки правильности учета документов, выведения сальдо применяется специальный документ – акт сверки взаиморасчетов. На его основании легче обнаружить расхождения и подтвердить наличие или отсутствие дебиторской/кредиторской задолженности по данным бухгалтерского учета.
Кто заполняет и подписывает акт
Заполнение актов сверки взаиморасчетов обычно вменяется в обязанность бухгалтеру, который ведет данный участок: для поставщиков – сотруднику, получающему первичные документы по поставкам, для покупателей и заказчиков – тому, кто отписывает товары, материалы на продажу. После заполнения и подписи акт передается второй стороне для внесения своих данных.
Заполненный документ обязательно подписывается представителями обеих сторон. Кем именно – зависит от цели сверки:
Для целей подтверждения расчетов между организациями (ИП) и учета – руководителями сторон и/или главными бухгалтерами.
Для прочих – например, для обоснования претензии или обращения в суд, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами должны подписываться руководителями, индивидуальными предпринимателями лично или уполномоченными представителями с подтверждением их полномочий. Причем для представителя ИП доверенность должна быть нотариально заверена. При подписании нужно получить (или приложить) заверенные копии документов, подтверждающие право подписи .
Законодательно такой порядок подписания не утвержден, по общему правилу ответственность за состояние учета несет руководитель, и именно он имеет право, как единоличный исполнительный орган организации, подписывать любые документы от имени компании, однако в деловой практике руководствуются изложенными вариантами.
Бланк «Акт сверки взаиморасчетов», образец оформления приведены далее.
Последствия подписания акта
Для бухгалтерского и налогового учета
Акт сверки взаимных расчетов прерывает срок исковой давности (в общих случаях 3 года в соответствии со ст. 196 ГК), т.е. после его подписания сторонами указанный срок начинает исчисляться снова. Поэтому подписание документа котрагентом свидетельствует, что эта сторона долг признает (в том числе просроченный по договору), но пока не оплачивает его, а вторая сторона с этим согласна. В таких случаях при истечении срока исковой давности, в налоговом учете необходимо включить просроченную «дебиторку» или «кредиторку» во внереализационные расходы или доходы соответственно.
Для взыскания долга
Акт сверки - документ, признаваемый в суде при рассмотрении дел по долговым, денежным обязательствам, если он полностью заполнен с указанием всех необходимых реквизитов и подписан уполномоченными лицами. Основаниями требований все же являются первичные документы (договор, товарные, товарно-транспортные накладные, акты по выполненным работам и услугам, счета-фактуры и УПД, платежные поручения, кассовые ордера и прочие), но при их отсутствии акт служит доказательством существовавшего на момент его подписания обязательства. При наличии акта сверки можно не хранить часть документов свыше 5-летнего срока по текущему договору.
Порядок заполнения
Для акта сверки взаиморасчетов бланк не утвержден государственными органами, его можно разработать самостоятельно. В одной из самых распространенных бухгалтерских программ – 1С акт сверки взаиморасчетов заполняется автоматически, по введенным в программу документам; необходимо только указать контрагента и период сверки, а также счет учета (если велся учет в разрезе договоров, можно вывести расчеты отдельно по каждому договору либо по всем вместе в целом по контрагенту). Период выбирается произвольно, удобнее, когда он совпадает с налоговым или отчетным периодом – например, квартал или год. Скачать акт сверки взаиморасчетов можно ниже.
Что указывается:
В верхней части («шапке» документа):
между кем производится сверка – наименование контрагентов и ответственных лиц;
период сверки;
договор, в рамках которого произведены операции;
Многие не указывают место заполнения, это допустимо, но с точки зрения ведения документооборота – правильнее указать, где составлялся акт.
Акт сверки взаиморасчетов, образец заполнения-2019 мы приводим в конце статьи.
Ниже в тексте акта, или в специальной таблице расписываются показатели учета, а именно:
сальдо расчетов на начало и конец периода, обороты за период;
названия операций, номера и даты первичных документов с суммами по ним.
В заключение указывается:
итоговая запись о наличии/отсутствии задолженности и в пользу кого, если она есть;
указываются должности, ставятся подписи и расшифровки Ф.И.О. подписавших акт лиц.
Так как наличие печати у организации (ИП) необязательно, то печать можно не ставить; если есть - лучше заверить ею документ.
Сначала в бланк вносит все свои данные заполняющая сторона, распечатывает его.
После подписи документ передается второй стороне. Контрагент сверяет занесенные показатели, заполняет свою сторону акта (иногда, если расхождений нет – контрагент просто подписывает акт, но правильнее полностью заполнять все графы).
Если выявлены расхождения, поднимаются первичные документы, проверяются их показатели (например, если разница в сумме по накладной – надо проверить цены и количество, общий итог). Запрашиваются отсутствующие дубликаты и копии документов. После устранения разногласий рекомендуется составить уточненный акт сверки.
Акт сверки взаиморасчетов – образец заполнения:
Бланк «Акт сверки взаиморасчетов» скачать можно ниже.
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.
Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность - к финансовым обязательствам.
Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.
При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами.
Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами
Своевременно и правильно оформленный акт сверки расчетов с контрагентами позволяет исключить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не "задвоены".
Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.
Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.
Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.
Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами
Перед тем как проводить сверку, следует установить период, за который следует включать данные в составляемый документ.При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.
Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами
Акт сверки расчетов между контрагентами составляется на основании данных двух сторон, которые принимают участие в сверке.Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.
После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.
Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.
Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:
- Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.
- Бухгалтер второй компании вносит свои данные, и таким образом выявляются расхождения.
- Сторона, у которой выявлены ошибочные данные в учете, вносит необходимые изменения в учете.
- После этого, первая организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
- Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.
Форма акта сверки взаиморасчетов
В акте сверки отражаются хозяйственные операции, совершенные между двумя контрагентами за определенный период, и выводится сумма задолженности.В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.
Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.
При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.
Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.
Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", не обязательно.
- наименование документа - акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);
- реквизиты договора, заключенного между сторонами;
- дату и место составления документа;
- номер документа;
- период, за который проводилась сверка;
- сумму задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;
- суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);
- даты совершения хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
- реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные) Такими документами являются накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.;
- сумму задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;
- наличие расхождений в учетных данных сторон;
- подписи и печати сторон.
В левой части таблицы отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации - составителя документа.
Она включает в себя четыре столбца.
В первом столбце указывается порядковый номер записи, во втором столбце - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом столбцах- ее денежное выражение по дебету или кредиту.
Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.
Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период.
После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется итоговая сумма задолженности (конечное сальдо) на определенную дату.
Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.
Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.
Акт сверки может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
Во время сотрудничества, между любыми бизнес-объектами возникают экономические связи. Взаимные расчеты между , выдача и , в государственные органы – все эти операции связаны с деньгами.
Во избежание ошибок и расхождений в суммах, выплаченных одной стороной и полученных другой, составляются акты сверки. документ, не относящийся к бухгалтерскому учету и не являющийся обязательным для составления. Формируется по требованию одного из участников операции и декларирует все суммы, выплаты и получения, имеющие место между организациями в определенный период времени.
Основные сведения об акте сверки с поставщиками и покупателями
Акт сверки с поставщиками и покупателями представляет собой декларативный документ, отражающий все расчеты, произведенные между контрагентами за обозначенный период времени: месяц, квартал, год или весь период сотрудничества. Закон Российской Федерации не обязывает составлять такой документ. Однако, в деловой практике акты сверки встречаются довольно часто и негласно являются обязательными для оформления.
- Периодичное или постоянное проведение сверок и запись их результатов на бумаге помогает деловым партнерам избегать ошибок в расчётах и выплатах, обнаруживать и своевременно погашать долги, устранять другие финансовые расхождения.
- Более того, если одна из сторон задолжала другой и не признает сложившейся ситуации, акт сверки может послужить одним из косвенных доказательств при подаче в суд иска о наличии долга, также, может стать и одним из факторов опровержения.
При составлении бумаги, ее необходимо заверить подписями руководителей и главных бухгалтеров обеих организаций, так же, как и мокрыми печатями. Формируется в двух экземплярах.
При , сторона-виновник обычно отказывается . Если в ходе судебного следствия контрагент все-таки заверил протокол, тем самым признав недоплату, срок иска обнуляется и начинается заново.
Как уже обозначено, законом оформление такого документа не предвидится, но упоминание о подобных актах имеется в Письме Министерства финансов №07-05-04/2 от 18.02.2005 и в ФЗ №402. Документ относится к категории вторичных, так как не оказывает прямого влияния на финансовое состояние кого-либо из партнеров.
Как составить акт сверки, если поставщик и покупатель в одном лице? Об этом расскажет видео ниже:
Особенности оформления
Правила и требования
Четких требований к форме протокола нет. Каждая организация может установить форму документа самостоятельно, утвердив его со своей . Но, есть несколько аспектов, знание которых поможет использовать сверку более эффективно. Если документ подпишет только главный бухгалтер, а подпись руководителя поставлена не будет – бумага носит лишь технический характер, характер справочной информации.
Для того, чтоб протокол имел юридическую силу, он должен быть заверен 4 подписями (по две от каждого партнера) и официальными печатями организаций, а также содержать некоторые аспекты. В акте должна быть информация о:
- Названии документа;
- Периоде, который охватывает сверка;
- Дате, когда она проведена;
- Операциях, которые проверяют;
- Показатели всех расчетов;
- Указания на первичную документацию;
- Лица, отвечающие за составление и достоверность.
Наличие таких пунктов носит рекомендательный характер, но они не окажутся лишними, при использовании бумаг в суде или других органах. Как правило, акт имеет форму таблицы, в которую вносятся такие данные, как дебеты и кредиты, номера и даты первичных документов, которые подтверждают оплату, отправку и доставку товаров. В конце документа выносится , а также общая сумма дебетов и кредитов за проверяемый период. Сальдо представляет собой сумму разницы между поступлениями и расходами.
Образец акта сверки с поставщиком рассмотрен в этом видео:
Расхождения и проверка
Если после проверки второй стороной, обнаружены расхождения – они также фиксируются после всех данных. При проведении сверки между покупателями и продавцами, часто используют рекомендации, установленные Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Главная задача, при формировании документа – проверить и подтвердить обоснованность всех сумм, вносимых в таблицу акта.
В обязательном порядке проверяются «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на соответствие с корреспондирующими счетами. Фиксируются такие пункты:
- Выполнение обязательств по оплаченным товарам в пути;
- Выполнение обязательств, связанных с поставками;
- Верность и подкрепление дебета и кредита первичными документами.
Составления соответствующего акта может потребовать, как сторона-покупатель, так и сторона поставщик.
- Формирование и проверка актов, обычно, проводится в специальных бухгалтерских программах. Если составитель пользуется такой, то по внесенной форме автоматически, на основе данных уже имеющихся в памяти приложения документов. Так же проводится и проверка.
- В случае ручной проверки, все данные из таблицы в акте сверяются с данными первичной документации и данными, имеющимися в документах и сверках проверяющей стороны.
Акт сверки является стандартным протоколом схождений и расхождений в финансовых операциях, осуществляемых между двумя организациями. Документ не имеет установленной формы и специфических требований, может составляться для использования внутри организации-партнера, между партнерами или как косвенное доказательство при рассмотрении судебных исков о задолженностях. Правильно составленный поможет контролировать и регулировать все возникающие между ними финансовые отношения.
Акт сверки с покупателем, его особенности и примеры — тема видео ниже: