Разобравшись, кому и в какое время положен отпуск и сколько дней подлежат оплате, нужно выяснить, как правильно все рассчитать. Из статьи вы узнаете о том, как верно определить расчетный период для отпускных выплат, как учесть повышение заработной платы для их расчета и каким образом считать средний заработок в неполных отработанных месяцах.

С наступлением очередного отпускного сезона у коммерсантов как всегда возникают вопросы о том, кому и сколько дней отпуска положено, как правильно рассчитать все выплаты, которые полагаются работнику к долгожданному отдыху, а также какие нюансы и изменения законодательства учесть, оформляя «отпускные». Обо всем этом мы и расскажем в статье.

Право на отдых

Все работники имеют право на ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. 21 и 114 ТК РФ).

А некоторым из них положены дополнительные отпуска, которые предоставляются при особенном характере работы (ст. 116 ТК РФ).

Схема

Очередность предоставления отпусков прописывают в соответствующем графике отпусков. Его утверждает индивидуальный предприниматель не позднее чем за две недели до наступления очередного календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

По соглашению между работником и работодателем отпуск может быть разделен на части. При этом одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Формы и способы выполнения данного требования предприниматель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения, ознакомительные листы, проекты приказов и другое (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Для оформления и учета отпусков можно воспользоваться формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Для этого издается приказ о предоставлении отпуска (формы № Т-6 или № Т-6а), который объявляется работнику под личную подпись, проставляются соответствующие отметки в личной карточке работника (формы № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) и лицевом счете (формы № Т-54 или № Т-54а).

В табеле учета рабочего времени ежегодный оплачиваемый отпуск обозначают так:

• основной отпуск – кодом «ОТ» или «09»;
• дополнительный отпуск – кодом «ОД» либо «10».

Запрещено непредоставление отпуска в течение двух лет подряд (ч. 7 ст. 124 ТК РФ).

К сведению

В случае заболевания работника во время ежегодного отпуска и представления им листка нетрудоспособности отпуск должен быть продлен на количество дней нетрудоспособности (с учетом выходных и нерабочих праздничных дней), совпавших с периодом отпуска, либо по согласованию с работником перенесен на другой срок (письмо ФСС РФ от 05.06.2007 № 02-13/07-4830). Дни болезни в табеле учета рабочего времени отмечают кодом «Б» или «19». Указанные обязанности у работодателя возникают только в случае временной нетрудоспособности самого работника. Таким образом, заболевание ребенка не является автоматическим основанием для продления отпуска (письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1).

Отпускные выплаты

На время отпуска за работником сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

При расчете отпускных выплат ориентируются на ст. 139 ТК РФ и Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение). Также до сих пор актуальны Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 № 169.

Порядок расчета

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). По мнению чиновников, речь здесь идет о календарных днях (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Чаще всего расчет отпускных выплат производят по форме № T-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Приведем алгоритм расчета отпускных выплат.

Для начала нужно определить среднедневной заработок (ч. 4 ст. 139 ТК РФ и п. 10 Положения):

Обратите внимание: при расчете отпускных выплат участвует такой показатель, как среднемесячное число календарных дней. Ранее этот показатель составлял 29,4, а с 02.04.2014 он равен 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ). Это изменение должно порадовать сотрудников, т.к. благодаря ему сумма отпускных должна немного увеличиться.

Если в расчетном периоде один или несколько месяцев были отработаны не полностью либо присутствовали не учитываемые периоды, то средний дневной заработок определяют так (п. 10 Положения):

В свою очередь количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах можно легко определить по следующей формуле:

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, рассчитывают так (ч. 5 ст. 139 ТК РФ и п. 11 Положения):

Средний заработок определяют следующим образом (п. 9 Положения):

Как видно, для исчисления среднего заработка понадобятся следующие величины:

• расчетный период (месяцы);
• сумма учитываемых выплат (руб., коп.);
• продолжительность отпуска (календарные или рабочие дни).

Рассмотрим, как их определить.

Расчетный период

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляют за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно) (ч. 3 ст. 139 ТК РФ и п. 4 Положения).

В интересах работника расчетный период может быть заменен. Это возможно, например, в следующих ситуациях:

1. Если в расчетном периоде сотрудник не работал, рассматривают предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения).

Пример 1

Астаховой О.П. предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 05.06.2014. Определим расчетный период для исчисления среднего заработка при условии, что работница с 01.03.2013 по 04.06.2014 находилась в отпуске по уходу за ребенком. Расчетный период для исчисления отпускных выплат: с 01.03.2012 по 28.02.2013.

1. Если сотрудник не работал ни в расчетном периоде, ни ранее, средний заработок определяют исходя из зарплаты, начисленной за отработанные дни в месяце ухода в отпуск (п. 7 Положения).

Пример 2

Дурманову В.В. авансом предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 23.06.2014. Определим расчетный период для исчисления среднего заработка при условии, что работник трудится в данной фирме с 19.05.2014, при этом с 19.05.2014 по 02.06.2014 находился на больничном. Средний заработок определяют исходя из зарплаты, начисленной за отработанные дни в июне 2014 г.

1. Если работник не успел отработать у работодателя ни одного дня, средний заработок рассчитывают исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (п. 8 Положения).

Пример 3

Голубева Е.В. устроилась на работу с 17.06.2014. В связи с семейными обстоятельствами она попросила предоставить ей авансом с этой же даты 5 календарных дней основного оплачиваемого отпуска. В данном случае средний заработок рассчитывают исходя из установленной работнице тарифной ставки (оклада).

Отметим, что из расчетного периода исключают периоды, а также начисленные за это время суммы, когда работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством (п. 5 Положения). Это, к примеру, больничные, пособия по беременности и родам, выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и т.д.

Пример 4

Останину А.Д. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 01.07.2014. Рассчитаем сумму отпускных выплат при условии, что:

• расчетный период – с 01.07.2013 по 30.06.2014;
• зарплата в расчетном периоде – 10 000 руб. в месяц;
• ежегодный отпуск – с 01.08.2013 по 28.08.2013, в результате зарплата за август 2013 г. составила 909,10 руб.;
• период временной нетрудоспособности: с 11.11.2013 по 15.11.2013, в результате зарплата за ноябрь 2013 г. составила 7500 руб.

Сумма учитываемых выплат за расчетный период составила 108 409,10 руб. (10 000 руб. × 10 мес. + 909,10 руб. + 7500 руб.).

Рассчитаем число календарных дней в расчетном периоде:

Количество дней в полных календарных месяцах = 29,3 × 10 мес. = = 293 дн.

Количество календарных дней в неполном месяце (август) = 29,3 / 31 дн. × 3 дн. = 2,84 дн.

Количество календарных дней в неполном месяце (ноябрь) = 29,3 / 30 дн. × 25 дн. = 24,42 дн.

Количество календарных дней в расчетном периоде = 293 дн. + 2,84 дн. + 24,42 дн. = 320,26 дн.

Теперь определим средний дневной заработок: 108 409,10 руб. / 320,26 дн. = 338,50 руб.

Средний заработок работника составит: 338,50 руб. × 28 дн. = 9478 руб.

1. Коммерсант может установить особый расчетный период. Такое право ему дает ч. 6 ст. 139 ТК РФ. Она предусматривает возможность установить другой расчетный период, который отличается от 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, если это не ухудшает положения подчиненного. Однако в данном случае отпускные придется рассчитать дважды: за 12 месяцев и за иной расчетной период, который установлен предпринимателем, а потом сравнить результаты. Делать сравнительный анализ нужно, потому что отпускные не могут быть меньше суммы, рассчитанной исходя из заработной платы за год.

Выплаты, включаемые в расчет

Для расчета среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя (п. 2 Положения).

При этом не учитывают выплаты, не относящиеся к оплате труда: материальную помощь, оплату стоимости питания, проезда, обучения, отдыха и другие (п. 3 Положения).

В особом порядке учитывают премии (это зависит от того, за какой период выплачивается премия).

Чиновники выделяют три вида премий:

1. Ежемесячные премии: учитывают все фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель каждого месяца расчетного периода (п. 15 Положения).
2. Премии за период работы, превышающий один месяц: учитывают все фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель. Если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то их учитывают в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода (п. 15 Положения).
3. Премии по итогам работы за год, начисленные за предшествующий год: учитывают вне зависимости от времени начисления вознаграждения (п. 15 Положения). Если расчетный период отработан не полностью и период, за который начислена премия, не совпадает с расчетным, то премию учитывают пропорционально отработанному времени (письмо Минздравсоцразвития РФ от 05.03.2008 № 535-17).

Обратим ваше внимание еще на одну особенность учета премий. Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью либо в нем были исключаемые периоды, то премии учитывают пропорционально отработанному времени (за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время) (п. 15 Положения). Исходя из разъяснений чиновников пересчет премий осуществляют следующим образом (письмо Минздравсоцразвития РФ от 26.06.2008 № 2337-17):

Пример 5

Морозовой Д.А. с 01.08.2014 предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Определим сумму учитываемых премиальных выплат для расчета среднедневного заработка при условии, что:

• расчетный период – с 01.08.2013 по 31.07.2014;
• ежегодный отпуск – с 05.08.2013 по 01.09.2013;
• премии, начисленные в расчетном периоде:
  • ежемесячная за фактически отработанное время: январь 2013 г. – 20 000 руб.;
  • квартальные по 5000 руб.: за III кв. и IV кв. 2013 г., I кв. и II кв. 2014 г.
  • годовая за 2013 г.: 10 000 руб.

Ежемесячную премию учитывают в полном объеме: 20 000 руб.

Квартальные и годовую премии учитывают пропорционально отработанному времени: 27 580,65 руб. ((5000 руб. × 4 + 10 000 руб.) / 248 дн. × 228 дн.)).

Размер премий, учитываемых при расчете отпускных выплат, составит: 47 580,65 руб. (20 000 руб. + 27 580,65 руб.).

Еще одна особенность расчета учитываемых выплат связана с повышением зарплаты. Сумма учитываемых выплат зависит от того, когда произошло повышение зарплаты у работодателя. Рассмотрим все ситуации.

1. Увеличение заработной платы произошло в расчетном периоде: выплаты, начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, увеличивают на поправочные коэффициенты (п. 16 Положения):

Пример 6

Порошину В.А. с 01.06.2014 предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Определим сумму учитываемых выплат за расчетный период при условии, что:

• заработная плата: 2013 г. – оклад 17 500 руб., с 01.01.2014 – оклад 20 650 руб. (повышение окладов произошло в целом по работодателю);

Рассчитаем коэффициент, на который следует увеличить заработную плату за 2013 год.

K = 20 650 руб. / 17 500 руб. = 1,18.

Учитываемая заработная плата за 2013 год составит 20 650 руб. (17 500 руб. × 1,18).

Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка: 247 800 руб. (20 650 руб. × 12 мес.).

1. Повышение произошло после расчетного периода, но до наступления отпуска: увеличивается средний заработок, исчисленный за расчетный период (п. 16 Положения). По нашему мнению, в этом случае можно использовать поправочный коэффициент.

Пример 7

Евтюхину А.В. предоставлен ежегодный отпуск с 18.06.2014. Рассчитаем сумму отпускных выплат при условии, что:

• продолжительность отпуска – 28 календ. дн.;
• расчетный период – с 01.06.2013 по 31.05.2014;
• заработная плата: с 01.06.2013 по 31.05.2014 – оклад 15 000 руб. в месяц, с 01.06.2014 – оклад 16 500 руб. в месяц (повышение окладов произошло в целом по работодателю);
• расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок за расчетный период: 511,95 руб. ((15 000 руб. × 12 мес.) / (12 × 29,3)).

Средний заработок: 14 334,60 руб. (511,95 руб. × 28 дн.).

Коэффициент, на который следует увеличить средний заработок: 1,1 (16 500 руб. / 15 000 руб.).

Отпускные выплаты: 15 768,06 руб. (14 334,60 руб. × 1,1).

1. Повышение произошло во время отпуска: часть среднего заработка повышается с даты увеличения заработной платы и до даты окончания отпуска (п. 16 Положения). По нашему мнению, здесь также можно использовать поправочный коэффициент.

Пример 8

Григорьеву К.В. предоставлен ежегодный отпуск с 23.06.2014. Рассчитаем сумму отпускных выплат при условии, что:

• продолжительность отпуска – 28 календ. дней;
• расчетный период – с 01.06.2013 г. по 31.05.2014;
• заработная плата: с 01.06.2013 по 30.06.2014 – оклад 10 000 руб. в месяц, с 01.07.2014 – оклад 12 000 руб. в месяц (повышение окладов произошло в целом по работодателю);
• расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок составит 341,30 руб. ((10 000 руб. × 12 мес.) / (12 × 29,3)).

Средний заработок 9556,40 руб. (341,30 руб. × 28 дн.).

Коэффициент, на который следует увеличить средний заработок с 01.07.2014, – 1,2 (12 000 руб. / 10 000 руб.).

Работнику следует доплатить за 20 календ. дн. отпуска (с 01.07.2014 по 20.07.2014) 1365,20 руб. ((341,30 руб. × 1,2 – 341,30 руб.) × 20 дн.).

К сведению

Отпускные выплаты облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ) и страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФФОМС по тем же тарифам, что и заработная плата. Их нужно включить в базу для начисления обязательных страховых взносов, уплачиваемых во внебюджетные фонды, за тот месяц, в котором они начислены (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Продолжительность отпуска

Чаще всего продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Оставшиеся же дни отпуска могут быть разделены на любое количество дней (например, два, пять, восемь дней и т.д.), если работник и работодатель достигнут соглашения по данному вопросу. Такой вывод содержится в письме Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1. В этом же письме чиновники обращают внимание на еще один важный момент, который затрагивает интересы сотрудников.

Фрагмент документа

Письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1

Работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора.

Таким образом, при предоставлении работнику части отпуска, например, продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница) в соответствии с его заявлением выходные дни в него (в отпуск) не включаются.

Сотрудникам, занятым на сезонных работах либо заключившим трудовые договоры на срок до двух месяцев, отпуск полагается из расчета двух рабочих дней за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).

Некоторым работникам полагаются так называемые удлиненные отпуска. Например, лицам до 18 лет предоставляется отпуск в 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалидам – в 30 дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации») и т.д.

Обратите внимание: нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отдыха не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Пример 9

Определим дату окончания отпуска Старцеву А.А. при условии, что начало отпуска – 01.06.2014, продолжительность отпуска – 28 календ. дн.

В данном случае 12 июня (День России) является нерабочим праздничным днем и в число календарных дней отпуска не включается. Поэтому последний день отпуска – 29.06.2014.

Дополнительные отпуска

Дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются сотрудникам, занятым на работах с вредными условиями труда; лицам, имеющим особый характер работы; сотрудникам с ненормированным рабочим днем и т.д. Также работодатели вправе и в иных случаях самостоятельно устанавливать допотпуска для своих работников (ст. 116 ТК РФ).

Предоставление каждого вида допотпуска связано с некоторыми особенностями. К примеру, в стаж работы, дающий право на дополнительный отпуск за работу с вредными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ст. 121 ТК РФ). В то же время право на допотпуск лицу, включенному в перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, не зависит от продолжительности работы в условиях ненормированного рабочего дня (письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1).

При расчете общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). Часто задают вопрос: как рассчитать общую продолжительность отпуска, если один из них установлен в календарных днях, а второй – в рабочих? В письме Минтруда РФ от 01.02.2002 № 625-ВВ разъяснено, как поступить, когда длительность основного отпуска определена в календарных днях, а длительность допотпуска – в рабочих. Порядок действия следующий:

• от начала отпуска отсчитывают количество дней основного отпуска в календарных днях;
• далее отсчитывают количество дней допотпуска в рабочих днях из расчета 6-дневной рабочей недели;
• определяют общее количество календарных дней начиная с даты начала отпуска и заканчивая датой последнего дня отпуска (нерабочие праздничные дни не учитывают).

Получившееся количество календарных дней отпуска следует оплатить в размере среднего заработка. Данный вывод подтверждают специалисты Минтруда России.

Полагаем, что если соблюдать определенную последовательность действий, то расчет отпускных выплат не должен вызвать сложности и привести к ошибкам при их подсчете.

Как с апреля 2014 года нужно считать отпускные работникам и предпринимателю? С какого момента при расчете отпускных нужно применять новый коэффициент 29,3. Влияет ли новый коэффициент на расчет компенсации за неиспользованный отпуск? Почему ИП не рассчитывает отпускные сам себе?

В апреле 2014 года появился новый Федеральный закон от 02.04.2014 № 55-ФЗ (далее — Закон № 55-ФЗ), который внес поправки в статью 139 ТК РФ. Начиная со 2 апреля 2014 года при расчете отпускных нужно использовать коэффициент 29,3 (он показывает среднее количество дней в месяце). Раньше коэффициент был равен 29,4. Благодаря изменениям сумма отпускных, начисляемых работникам, хоть и ненамного, но увеличивается. Кроме того, с учетом нового коэффициента теперь нужно рассчитывать и компенсацию за неиспользованный отпуск. Посмотрим, как новшества отразятся на вашей работе.

Считаем отпускные по-новому

Зависит от того, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. Это следует из статьи 139 ТК РФ и пунктов 9 и 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение).

Примечание. В настоящее время поправки в Положение в части изменения размера коэффициента с 29,4 на 29,3 еще не внесены.

Напомним: расчетным периодом для расчета отпускных являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.

Например, если ваш сотрудник идет в отпуск в июне 2014 года, расчетный период — с 1 июня 2013 года по 31 мая 2014 года.

Если же работник еще не проработал это время полностью, поскольку недавно трудоустроился, расчетным периодом считается время начиная со дня его трудоустройства до последнего дня месяца, который предшествует месяцу начала ежегодного отпуска.

Ситуация 1.Расчетный период отработан полностью . Итак, если весь расчетный период сотрудник работал и получал за свой труд , то есть не болел, не ходил в отпуск и т. п., то считается, что расчетный период отработан полностью. В такой ситуации среднедневной заработок необходимо считать по формуле:

СЗ = ЗП: 12: 29,3,

где СЗ — среднедневной заработок для начисления отпускных;

ЗП — заработная плата, начисленная за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску;

29,3 — среднемесячное число календарных дней.

После чего полученную сумму среднедневного заработка индивидуальному предпринимателю нужно умножить на количество календарных дней отпуска работника. Результатом будет сумма отпускных.

Периоды и суммы выплат за них, которые не входят в расчет среднего заработка при начислении отпускных :

• Когда работник получал средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством
• Когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам
• Когда сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника
• Когда работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу
• Когда работник брал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства
• Когда работник освобождался в других случаях от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в соответствии с законодательством

Примечание. Перечень периодов, которые не учитываются при расчете среднего заработка, установлен в пункте 5 Положения.

Ситуация 2. В расчетном периоде были перерывы . Если же сотрудник отсутствовал на рабочем месте либо у него были периоды, которые оплачиваются не за фактически отработанное время, а по среднему заработку (например, сотрудник находился в командировке или на больничном), считается, что расчетный период отработан им не полностью. Полный перечень таких ситуаций, при наличии которых считается, что расчетный период отработан сотрудником не полностью, приведен в пункте 5 Положения. Мы представили их в таблице выше.

Отметим, что при расчете отпускных не учитывается не только продолжительность исключаемых периодов, но и начисленные за них суммы.

При не полностью отработанном расчетном периоде отпускные необходимо рассчитывать в несколько приемов.

Сначала определяется количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью:

КДНМ = 29,3: КД × КОД,

где КДНМ — количество календарных дней в месяце, который отработан не полностью;

КД — общее число календарных дней месяца, отработанного не полностью;

КОД — количество отработанных календарных дней в данном месяце.

Затем рассчитывается общее количество календарных дней, которые учитываются при определении среднего заработка работника:

Д = 29,3: М + КДНМ,

где Д — количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка;

М — количество полностью отработанных месяцев.

После чего индивидуальным предпринимателем рассчитывается сумма отпускных, причитающаяся работнику за отработанное время:

СО = ЗП: Д ×КДО,

где СО — сумма отпускных;

КДО — количество календарных дней отпуска.

Применять такой порядок расчета отпускных индивидуальному предпринимателю необходимо уже со 2 апреля 2014 года.

Обратите внимание: если отпуск предоставляется в рабочих днях, то отпускные индивидуальному предпринимателю следует рассчитывать иначе. Сумма начисленной за расчетной период заработной платы делится на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ст. 139 ТК РФ).

Пример 1. Индивидуальный предприниматель С.А. Крапивин предоставил своему работнику Р.П. Лопухову с 12 мая 2014 года ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период для начисления отпускных — с 1 мая 2013 года по 30 апреля 2014 года. Его Р.П. Лопухов отработал не полностью, так как находился в ежегодном оплачиваемом отпуске (с 1 по 28 июля 2013 года). Сумма начисленных Р.П. Лопухову выплат за расчетный период составила 510 700 руб., из них 28 000 руб. — отпускные. Рассчитаем сумму отпускных, которую индивидуальный предприниматель должен выплатить своему работнику.

Р.П. Лопухов в расчетном периоде полностью отработал 11 месяцев, а июль 2013 года — частично, поскольку находился в ежегодном отпуске.

Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в июле 2013 года, равно трем (с 29 по 31 июля). Соответственно общее количество дней, которые учитываются при расчете среднего заработка, равно 325,14 дн. [(29,3 × × 11 мес.) + (29,3: 31 дн. × 3 дн.)].

Сумму фактического заработка индивидуальному предпринимателю следует считать без учета отпускных.

Примечение. Сумма отпускных при расчете среднего заработка не учитывается (п. 5 Положения).

Поэтому она составит 482 700 руб. (510 700 руб. - 28 000 руб.).

Средний дневной заработок для расчета отпускных равен 1484,59 руб. (482 700 руб. : 325,14 дн.).

Таким образом, сумма начисленных Р.П. Лопухову отпускных составляет 20 784,26 руб. (1478,23 руб. × 14 дн.).

Выплачиваются работникам отпускные за минусом НДФЛ. НДФЛ с отпускных равен 2701,95 руб. (20 784,26 руб. × 13%).

Соответственно ИП должен выплатить Р.П. Лопухову отпускные в размере 18 082,31 руб. (20 784,26 руб. - 2701,95 руб.).

Теперь рассчитаем отпускные по старым правилам (коэффициент равен 29,4). Количество дней, которые учитываются при расчете среднего заработка, равно 326,54 дн. [(29,4 × 11 мес.) + (29,4: 31 дн. × 3 дн.)].

Средний дневной заработок равен 1478,23 руб. (482 700 руб. : 326,54 дн.).

Сумма начисленных по старым правилам отпускных составляет 20 695,22 руб. (1478,23 руб. × 14 дн.).

НДФЛ с отпускных равен 2690,38 руб. (20 695,22 руб. × 13%).

Соответственно на руки Р.П. Лопухов получит отпускные в размере 18 004,84 руб. (20 695,22 руб. - 2690,38 руб.).

Как видно из расчетов, сумма отпускных, вычисленная предпринимателем по новым правилам, получилась больше на 77,47 руб.

Нужно ли перерассчитывать отпускные за апрель?

Как мы уже отметили, Закон № 55-ФЗ вступил в силу со 2 апреля 2014 года. А значит, именно с этой даты и нужно считать отпускные по новым правилам. Однако возможна ситуация, когда работник ушел в отпуск, например, с 1 апреля на 14 или 28 календарных дней. То есть отпускные ему были рассчитаны по старым правилам, а во время отдыха действуют уже новые правила. Нужно ли ИП сделать перерасчет отпускных? В Законе № 55-ФЗ об этом ничего не сказано. Поэтому будем разбираться сами.

Согласно статье 136 НК РФ выплата отпускных должна производиться не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Аналогичного мнения придерживается Роструд (письмо от 21.12.2011 № 3707-6-1). То есть в рассматриваемой ситуации отпускные работнику должны были быть выплачены не позднее 29 марта 2014 года. Соответственно поскольку расчет отпускных приходился на дату, когда Закон № 55-ФЗ еще не вступил в силу, то пересчитывать их сумму не нужно. Скорее всего, такого же мнения будут придерживаться и специалисты контролирующих органов.

Причина изменения правил расчета отпускных

Коэффициент, который характеризует среднемесячное число дней, уменьшился с 29,4 до 29,3 в связи с тем, что праздничных дней в году стало больше. До 2013 года на праздники приходилось 12 календарных дней и среднемесячное число дней составляло соответственно 29,4 [(365 дн. - 12 дн.) : 12 мес.]. Начиная с 2013 года число праздничных дней увеличилось до 14. Поэтому теперь среднемесячное число дней сократилось до 29,3 [(365 дн. - 14 дн.) : 12 мес.].

Компенсации за неиспользованный отпуск тоже считаются по-новому

Согласно законодательству работнику вместо предоставления отпуска может быть выплачена денежная компенсация. Однако возможно это только в двух случаях. Первый случай — при увольнении работника. Второй — при замене части отпуска, превышающей 28 календарных дней.

Рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск исходя из среднего заработка работника за последние 12 календарных месяцев. Причем определяется этот средний заработок в том же порядке, что и при расчете отпускных (ст. 139 ТК РФ). Соответственно со 2 апреля 2014 года новые правила исчисления среднедневного заработка распространяются не только на расчет отпускных, но и на расчет суммы компенсации за отпуск.

Нужно ли считать отпускные, если в отпуск идет ИП?

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют только наемные работники (ст. 114 ТК РФ). Предприниматели же не состоят в трудовых отношениях сами с собой. Поэтому оформить себе отпуск и начислить отпускные они не могут. Право на оплачиваемый отпуск индивидуальные предприниматели имеют только в том случае, если состоят в трудовых отношениях с другими субъектами предпринимательской деятельности. То есть они одновременно являются и предпринимателями, и наемными работниками.

Часто задаваемые вопросы

Подлежит ли сумма оплаты ежегодного отпуска обложению пенсионными взносами?

Да, подлежит. Перечень выплат, не облагаемых пенсионными взносами, установлен статьей 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Оплата ежегодного отпуска в этом перечне отсутствует. Соответственно на сумму отпускных ИП должен начислить пенсионные взносы.

Вправе ли ИП учесть выплачиваемые работникам отпускные в составе профессионального налогового вычета?

Да, вправе. Согласно пункту 7 статьи 255 НК РФ в целях налогообложения прибыли учитываются расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации. Значит, коммерсант вправе включить в состав профвычета расходы на оплату работникам ежегодного отпуска (ст. 221 НК РФ).

Как ИП вычислить отпускные, если работник не работал ни в течение расчетного периода, ни до него?

В этом случае расчет отпускных следует производить исходя из заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду. Об этом — пункт 6 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Расчет отпускных в 2014 году (Хуторов С.)

Дата размещения статьи: 08.07.2014

Порядок расчета среднего заработка предполагает применение такого показателя, как среднемесячное число календарных дней. Законом от 2 апреля 2014 г. N 55-ФЗ в текущем году его значение изменено.

В силу ст. 114 Трудового кодекса за время ежегодного основного отпуска за работником подлежит сохранению средний заработок. Для всех случаев определения такового ст. 139 Кодекса установлен единый порядок его исчисления.
Так, при любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, за который сохраняется средний заработок. При этом учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 (далее - Положение). Согласно п. 9 данного документа для всех случаев расчета отпускных используется единая формула:

Сумма отпускных = Средний дневной заработок x Количество дней отпуска.

В свою очередь средний дневной заработок уже рассчитывается путем деления начисленной работнику заработной платы за расчетный период на количество фактически обработанных им дней в нем:

Средний дневной Сумма начисленной Количество фактически
заработок = заработной платы: отработанных дней.
за расчетный период в расчетном периоде

При этом в общем случае в качестве расчетного периода принимаются, как уже упоминалось, 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Если же сотрудник был принят на работу менее чем за год до ухода в отпуск, то за расчетный период просто принимается время с даты его поступления на работу по месяц, предшествующий отпуску. Но компания также вправе установить и свой собственный расчетный период. Главное, чтобы при этом не были нарушены права работника. Это означает, что сумма отпускных, исчисленная на базе собственного расчетного периода, не должна быть менее суммы отпускных, которую сотрудник получил бы, если организация исходила из общего расчетного периода.
Так или иначе, календарным месяцем при определении расчетного периода считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно). Это предусмотрено как непосредственно ст. 139 Трудового кодекса, так и п. 4 Положения.
При определении количества фактически отработанных сотрудником дней в расчетном периоде и применяется такой показатель, как среднемесячное число календарных дней.

Количество отработанных дней

В случае когда расчетный период отработан сотрудником полностью, количество фактически отработанных им календарных дней определяется по формуле:

Количество фактически отработанных = 12 x Среднемесячное число.
дней в расчетном периоде месяцев календарных дней

При этом среднемесячное число календарных дней - величина фиксированная. До недавнего времени она составляла 29,4, однако Законом от 2 апреля 2014 г. N 55-ФЗ была снижена до 29,3. Сам Закон N 55-ФЗ, за исключением отдельного положения, вступил в силу 2 апреля текущего года. Соответственно, при расчете отпускных после этой даты применять следует уже новое значение среднемесячного числа календарных дней.
Вместе с тем на практике ситуации, когда работник "оттрубил от звонка до звонка" весь расчетный период, довольно редки. Ведь при расчете среднего заработка из расчетного периода подлежат исключению периоды, перечисленные в п. 5 Положения (а также начисленные за них суммы). Речь идет, например, о периодах временной нетрудоспособности, командировках, отпусках и пр.
Для расчета количества отработанных календарных дней в месяцах, на которые приходятся исключенные из расчетного периода дни, используется формула:

Количество Среднемесячное Количество Число календарных
отработанных = число: календарных x дней, приходящихся.
календарных дней календарных дней месяца на отработанные дни
в неполном месяце дней месяца

Таким образом, формула для расчета фактически отработанных дней в расчетном периоде, отработанном не полностью, будет выглядеть следующим образом:

Количество Число полностью Среднемесячное Количество
фактически отработанных число отработанных
отработанных = месяцев x календарных + календарных дней.
дней в расчетном в расчетном дней в неполных
периоде периоде месяцах

Пример. Сотрудник был принят на работу 14 января 2014 г. и с 21 июля 2014 г. уходит в отпуск на 7 календарных дней. Соответственно, за расчетный период необходимо принять период с 14 января по 30 июня 2014 г. Работнику установлен оклад в размере 25 000 руб. в месяц.
С 3 по 16 апреля 2014 г. (14 дн.) сотрудник находился в командировке. Следовательно, данный период из расчетного периода следует исключить. Таким образом, расчетный период отработан работником не полностью.
Число календарных дней, отработанных в январе 2014 г., равно:
29,3 дн. : 31 дн. x 18 дн. = 17,01 дн.
Число календарных дней, отработанных в апреле 2014 г., составит:
29,3 дн. : 30 дн. x 16 дн. = 15,63 дн.
Общее число дней, фактически отработанных в расчетном периоде, составит:
4 мес. x 29,3 дн. + 17,01 дн. + 15,63 дн. = 149,84 дн.
Сумма заработной платы работника за январь 2014 г. составила:
25 000 руб. : 17 дн. x 14 дн. = 20 588,24 руб.
Сумма заработной платы работника за апрель 2014 г. составила:
25 000 руб. : 22 дн. x 12 дн. = 13 636,36 руб.
Средний заработок за период командировки из расчета среднего заработка исключается вместе с периодом командировки.
Таким образом, сумма заработной платы сотрудника за расчетный период равна:
25 000 руб. x 4 мес. + 20 588,24 руб. + 13 636,36 руб. = 134 224,60 руб.
Средний дневной заработок сотрудника составит:
134 224,60 руб. : 149,84 дн. = 895,79 руб.
Сумма отпускных, подлежащая выплате, равна:
895,79 руб. x 7 дн. = 6270,53 руб.

Апрель вновь порадовал нас изменениями в Трудовой кодекс. На этот раз главное новшество — изменение ч.4 статьи 139 ТК РФ, которая регулирует порядок исчисления среднего заработка. Со 2 апреля 2014 года среднемесячное количество календарных дней равно 29,3 (ранее 29,4). Это связано с тем, что еще в 2013 году увеличилось число праздничных дней, «красными» стали 6 и 8 января. И весь 2013 год мы невольно занижали среднедневной заработок. А теперь все исправлено:

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Продолжительность отпуска

Предположим, работник идет в отпуск с 28 апреля на 14 календарных дней. Начинаем считать дни, перескакивая через праздничные 1 и 9 мая. Получается, что последним днем отпуска будет 13 мая. Праздничные дни увеличили время отдыха, но не сам отпуск. И в приказе о предоставлении отпуска работнику мы укажем, что отпуск предоставляется на 14 календарных дней с 28.04.2014. по 13.05.2014. на 14 к.д. (хотя фактически в этом периоде 16 к.д.).

Порядок расчета отпускных

1. Найти сумму заработка работника за год . То есть, нужно сложить зарплату работника за 12 полных месяцев, предшествующих отпуску. В эту сумму включаются все виды выплат, входящие в заработную плату: оклады, любые регулярные премии, надбавки, повышающие коэффициенты, доплаты. В эту сумму НЕ включаются выплаты, которые НЕ входят в заработную плату: материальная помощь, компенсация питания, проезда, обучения, мобильной связи и т.п.

3. Вычислить средний дневной заработок . Для этого нужно всю сумму, найденную в п.1, разделить п.2. (или, как сказано в законе, делим на 12, а потом еще на 29,3).

Пример 1
Оклад работника 7 000 руб. в месяц. Премия каждый месяц 2 000 руб. За год сумма выплат работнику составила 9 000 х 12 = 108 000 руб.
В отпуск он идет на 14 к.д.

Считаем среднедневной заработок: 108 000 руб. : 12: 29,3 = 307,17 руб.
Определяем сумму отпускных: 307,17 х 14 = 4 300,38 руб.

Но такой простой расчет встречается крайне редко. На практике все немного сложнее, потому что рассчитывается средний дневной заработок (СДЗ) только за фактически отработанное время, а в годовую сумму включаются только выплаты за работу .

Нерабочие периоды

Если работник болел (начислялось пособие), был в отпуске или отсутствовал по другим причинам, то эти периоды исключаются из рабочих дней, а выплаты за них (если сохранялась средняя з\пл) исключаются из суммы годового заработка.

Пример 2
Предположим, работник 10 дней был на больничном в марте 2014 года. В этом случае мы из зарплаты за март (для примера — 7 500 руб.) вычтем пособие по нетрудоспособности (см. таблицу ниже).

1. Сумма годового заработка уменьшится и составит: (9 000 х 11) + 6 000 = 105 000 руб.

А в марте считаем иначе: нужно среднемесячное количество дней (29,3) разделить на количество к.д. в данном месяце (в марте 31 день), а потом получившееся число умножить на число календарных дней, которые пришлись на отработанный период (т.е. уберем 10 дней нетрудоспособности).
Получаем: 29,3: 31 х (31 — 10) = 19,85.

Год	Месяц	З\пл, руб.	Количество к.д.
2013	Апрель	9 000	29,3
2013	Май	9 000	29,3
2013	Июнь	9 000	29,3
2013	Июль	9 000	29,3
2013	Август	9 000	29,3
2013	Сентябрь	9 000	29,3
2013	Октябрь	9 000	29,3
2013	Ноябрь	9 000	29,3
2013	Декабрь	9 000	29,3
2014	Январь	9 000	29,3
2014	Февраль	9 000	29,3
2014	Март	6 000 (7500-1500)	29,3:31 х (31-10) = 19,85
ИТОГО:		105 000 руб	342,15 дней

Итак, получили расчетный период, равный 342, 15 календ. дней.

3. Считаем СДЗ: 105 000: 342,15 = 306,88 (руб.)
4. Считаем отпускные: 306,88 х 14 = 4 296, 32 (руб.)

Пример 3.
Работник еще не отработал у вас год, а просит предоставить отпуск авансом, стаж всего 2 месяца. В этом случае мы делаем аналогичный расчет, но за расчетный период принимаем не 12 месяцев, а столько, сколько он фактически отработал. Например, наш работник был принят только с 1 февраля, а 28 апреля уходит в отпуск на 14 к.д.

СДЗ: 15 000: 49,15 = 305, 19
Отпускные: 305,19 х 14 = 4 272,66 (руб.)

Налоговый учет отпускных

• Отпускные учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда на дату начисления (п. 4 ст. 272 НК РФ);
• Облагаются НДФЛ, так как признаются доходом работника;
• Облагаются страховыми взносами.

Правила, по которым нужно считать отпускные и компенсации при увольнении, в этом году изменились. В статье вы найдете подсказки и формулы для этих расчетов. Они помогут рассчитаться с сотрудниками без ошибок.

При расчете отпускных и компенсации за неиспользованный отдых нужно использовать новый коэффициент 29,3 (ст. 139 ТК РФ). Соответствующие поправки внес Федеральный закон от 2 апреля 2014 г. № 55-ФЗ. Главные правила такие: новый коэффициент применяется при расчет отпускных со 2 апреля.

Почему 29,4 заменили на 29,3

Коэффициент показывает среднее количество дней в месяце без учета праздников. До 2 апреля в статье 139 Трудового кодекса РФ была прописана цифра 29,4. Между тем число праздников увеличилось с 12 до 14 дней еще в 2012 году, когда добавились 6 и 8 января. Отсюда и получается: (365 дн. - 14 дн.) / 12 мес. = 29,25. Чиновники округлили эту цифру до 29,3. Прежняя цифра 29,4 до сих пор прописана в пункте 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. Эту норму также должны поменять в ближайшее время. А пока это не сделано, надо все равно ориентироваться на новый коэффициент.

Коэффициент 29,3 применяют в полностью отработанных месяцах

Коэффициент 29,3 (как и прежний 29,4) используют только в том месяце, который в расчетном периоде отработан полностью. Чтобы это выяснить, надо посмотреть, брал ли работник в течение этого срока отпуска, был ли в командировке или на больничном. Если нет, то месяц отработан целиком, и при расчете отпускных его продолжительность принимают равной 29,3 дня. Если же сотрудник отработал не весь месяц, то количество дней надо пересчитать по специальной формуле:

При этом полностью отработанным также считается месяц, в котором сотрудник работал сверх своей обычной нормы рабочего времени. Например, норма - 20 дней, а человек отработал 23 дня из-за того, что выходил на работу в выходные или праздничные дни. Так вот, в таком случае считается, что месяц отработан полностью. В расчет берут 29,3 дня. Увеличивать этот показатель на время переработки не надо.

Если все 12 календарных месяцев сотрудник отработал полностью, для расчета отпускных используют такую формулу:

На практике редко бывает так, что все 12 месяцев расчетного периода сотрудник находился на своем рабочем месте. В течение этого времени он мог болеть, быть в отпуске, ездить по командировкам. А из расчетного периода исключают любые промежутки времени, когда за работником сохранялся средний заработок, а также те периоды, когда сотрудник находился в неоплачиваемых отпусках.

Перечень всех исключаемых периодов вы найдете в пункте 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Кроме того, считайте, что месяц также не полностью отработан в двух следующих ситуациях.

Первая - у сотрудника есть переработки, но есть и дни больничного. В месяце 22 рабочих дня. Сотрудник отработал тоже 22 дня, но из них три рабочие субботы. А три дня он находился на больничном. Вот тут считать месяц полностью отработанным нельзя. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время болезни, а также начисленные за это время суммы. Значит, этот месяц считается отработанным не полностью. При этом не важно, что работник трудился внеурочно.

Вторая ситуация - сотрудник устроился в компанию в начале месяца после праздников. Например, 9 января или 5 мая 2014 года. За первый месяц работы ему начислили полный оклад, поскольку он трудился все рабочие дни. Однако считать этот месяц полностью отработанным нельзя, ведь первые дни января или мая он еще не числился в компании. И не важно, что эти дни выходные.

Предположим, один из месяцев расчетного периода ваш сотрудник отработал не полностью. Рассчитывая средний заработок, продолжительность неполного месяца определяют по следующей формуле:

Продолжительность полных месяцев, как мы уже сказали, составляет 29,3 дня. Сложив данные за полные и неполные месяцы, вы получите количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время. Именно этот показатель используйте при расчете отпускных: