Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников грамотно заполненными трудовыми книжками. Для этого работник должен проработать более пяти дней, причем неважно, является этот сотрудник штатным, сезонным или временным. Исключением из этого правила являются только те рабочие, с которыми у работодателя заключен гражданско-правовой договор.
В начале карьеры сотрудника необходимо брать пустой бланк при неимении им трудовой книжки и в его присутствии заполнять данный бланк после отработанной недели. Как же это сделать – расскажем в данной статье.
Нормативная база
Трудовая книжка предназначается для отображения трудового стажа каждого гражданина.
Помимо этого, она должна быть предъявлена в ПФР для назначения пенсии.
Для ее заполнения необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:
- Правила ведения (постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003).
- Инструкция (приказ Минтруда № 69 от 10.10.2003).
Работодатель осуществляет хранение трудовых книжек с момента поступления на службу до того дня, когда сотрудник будет уволен. Если при расторжении трудового договора запись об этом составлена неправильно, то этот факт может лишить возможности человека трудоустроиться в дальнейшем.
Нужно помнить, что первое рабочее предприятие для человека несет ответственность за заполнение первого листа данного документа.
Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение
Напомним, что спектр ответственности за ведение, хранение и заполнение трудовой книжки несет именно работодатель. Распоряжение или приказ, отданные работодателем, дает все основания для того, чтобы назначить определенное уполномоченное лицо, которому будут проделегированы вся ответственность и полномочия по хранению, ведению, выдаче и учеты трудовых книжек.
И заверять все необходимые записи имеет возможность это же лицо, которое будет иметь право подписи. Все эти лица несут полную ответственность за трудовые, которая регламентируется законодательством РФ.
Распоряжения и приказы о назначении руководством сотрудника кадровой службы при осуществлении проверок в обязательном порядке проверяются служащими Государственной трудовой инспекции России.
Оформление трудовой книжки: общие правила и порядок действий
Начинать оформление трудовой книжки необходимо с титульной страницы. На ней указывают паспортные данные сотрудника, образование и специальность в соответствии с представленными документами, дату заполнения и подписи сторон – сотрудника отдела кадров и самого сотрудника. Также на титульной странице ставится печать организации.
После данного этапа указываются сведения о фактическом приеме на работу. Записи должны быть сделаны одним цветом – либо синим, либо черным, также допускается фиолетовый цвет.
Записи делаются в полном формате, сокращения не допускаются.
Обязательно нужно отразить информацию о предприятии на соответствующей странице. После этого нужно указать номер записи, ее дату проставления.
Затем указывается наименование, номер и дата документа, служащий основанием для создания данной записи.
Следующий шаг – внесение информации о званиях и наградах сотрудника, подтвержденные распоряжением, приказом, дипломом или каким-либо другим документом. Помимо всего этого, стоит отметить, за какие заслуги и кем именно был награжден сотрудник.
Необходимо помнить, что в трудовую книжку не вносятся записи о денежных премиях.
Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике
Форма заполнения сведений о работнике выглядит следующим образом:
- Полностью записанные фамилия, имя и отчество, без каких-либо сокращений.
Дата рождения сотрудника также не должна быть сокращенной.Личные данные работника должны быть отражены на основании паспорта. - Образование сотрудника.
Запись об этом факторе должна быть заполнена только при наличии тех документов, которые могут подтвердить его – удостоверение, диплом или аттестат. - При наличии верно заполненных документов, которые подтверждают незавершенное образование, на их основании также есть возможность сделать соответствующую запись.
- Профессия и специальность должны быть записаны только таким образом, как отражено в соответствующем документе, без каких-либо изменений.
Обычно это может относиться к курсам для повышения квалификации.
После того, как данная запись была внесена, сотрудник должен ознакомиться с ней, проверить ее на наличие ошибок, и заверить ее своей подписью, которая будет выражать согласие с достоверностью данных. После этого на странице под записью ставится печать предприятия.
Как оформить книжку в части сведений о работе
В разделе сведений о работе необходимо прописать наименование организации полностью и его аббревиатуру при наличии. После этого пишется номер записи и дата приема на работу.
Далее делается запись о приеме на работу, обязательно прописывается структурное подразделение и полное название занимаемой должности. Также после этого нужно внести сведения о документе, который послужил основание для приема на должность.
Дата и номер данного документа должны быть отражены обязательно!
В том случае, когда сотрудником выполняются определенные обязанности по совместительству, по желанию можно внести записи и об этом факте. Но это возможно только при наличии документа, который может подтвердить данную деятельность.
Для этого необходимо указать номер записи, ее дату, далее нужно сделать запись о назначении сотрудника в роли совместителя. Далее необходимо указать наименование структурной единицы, наименование профессии или должности, и, конечно же, сведения о квалификации.
Выполнение данных обязанностей должно регламентироваться соответствующим документом, данные о котором вносятся в последнюю очередь.
Как заполнять документ в разных случаях: образцы
Впервые
Новая трудовая заполняется в соответствии с информацией, указанной выше.
Для оформления дубликата должны быть определенные обстоятельства, к которым относятся утеря книжки, приведение сего документа в негодность, иными словами, потеря товарного вида трудовой книжки. Также дубликат может быть выдан при признании недействительной записи об увольнении, восстановлении сотрудника при вынесении оправдательного договора или утере сотрудником трудовой книжки при наступлении чрезвычайных ситуаций.
Дубликат
Как оформить дубликат? В правом верхнем углу титульного листа книжки необходимо написать «Дубликат».
При наличии прежней трудовой книжки на ее титульной странице необходимо подписать следующее: «Взамен выдан дубликат», при этом обязательно указать серию и номер дубликата.
В дубликат должны быть внесены сведения об общем и непрерывном стаже сотрудника до прибытия в данную организацию для прохождения службы. Подтвердить это нужно соответствующими документами.
Далее нужно записать сведения о деятельности и поощрении, которые были внесены в книжку при прохождении службы на предыдущих местах работы. Общий рабочий стаж должен быть записан в суммарном виде, то есть необходимо указать общее количество лет, месяцев и дней осуществления деятельности.
При этом нет необходимости писать о работодателях, предприятиях и периоды времени работы у них.
Если до поступления на работу в определенную организацию сотрудник уже имел опыт работы, то при оформлении дубликата информация о непрерывном стаже работы обязательно должна быть внесена, при подтверждении этого факта соответствующими документами.
Затем уже идет роспись непрерывного стажа по периодам времени с указанием всех предприятий, где сотрудник числился в штате и выполнял свою профессиональную деятельность.
Как оформить дубликат трудовой книжки рассказывается в видео.
Копия
Копию трудовой необходимо заверить сотрудником кадровой службы. Снимать копии необходимо с тех страниц трудовой книжки, которые имеют какие-либо записи.
Качество копий должно быть удовлетворительным. Скан печатать не стоит, также на ксероксе не нужно менять масштаб.
После последней записи на копии страницы должна быть сделана запись, которая содержит ее порядковый номер, надпись «работает по настоящее время». Также необходимо указать дату заверения копии, фамилию, инициалы и должность заверяющего и поставить печать под записью.
Ниже страницы копии нужно сделать запись «копия верна», подписать фамилию, инициалы и должность заверяющего, время заверения и подпись. Такая запись должна сопровождать каждую страницу копии трудовой книжки.
Для ИП
Индивидуальные предприниматели обязаны совершать все операции по заполнению трудовых. Именно для этого при регистрации данного статуса требуется создать печать для данного типа работодателей, чтобы деятельность предприятия носила характер официальной.
Водители должны предоставлять работодателю для оформления трудовой книжки следующие документы:
- Паспорт.
- СНИЛС.
- Трудовую книжку.
- Военный билет.
- Водительские права.
- Документы об образовании.
Для водителя
Для водителей важно иметь пройденный медицинский осмотр, чтобы выявить противопоказания к работе. Все эти сведения не отражаются в трудовой книжке.
В целом для водителей все заполняется точно таким же образом, как и для остальных должностей.
Для граждан РБ
Для граждан Республики Беларусь с 2016 года также можно заводить трудовые книжки. Все данные, которые вносятся в данный документ о сотруднике, делаются на основании действительных документов гражданина.
Обязательно нужно указать национальность сотрудника и сделать пометку при заполнении личных данных сотрудника о гражданстве.
можно на нашем сайте.
Образец докладной записки на руководителя можно найти . Образцы оформления докладной записки на сотрудника, о премировании, особенности составления документов в Республике Беларусь и в Украине.
Как открыть продуктовый магазин .
Как вносить исправления
Кадровые служащие – тоже люди, и им так же, как и для всех остальных, свойственно допускать ошибки. Нужно помнить, что если ошибка замечена при первичном заполнении, то сей документ необходимо тут же уничтожить, без внесения каких-либо изменений.
Затем необходимо составить акт об уничтожении и заполнить новый бланк. Если ошибка будет обнаружена при заполнении данных вторым и последующим работодателем, то придется обращаться в суд для признания принадлежности трудовой именно вам.
Это касается ошибок в имени, фамилии и отчестве работника, а также других личных данных.
Бывают такие ситуации, когда человек вносит записи о незаконченном высшем образовании, а потом получает его, заканчивает. Соответственно, нужно изменить данные об образовании.
На основании полученного документа нужно просто создать следующую запись о присвоении квалификации работнику.
Особенности аннулирования записи
Если была допущена ошибка в сведениях о сотруднике, необходимо зачеркнуть старые записи и подписать новые на основании соответствующих документов.
Отметим, что в сведениях о работе зачеркивания недопустимы.
Нужно поступить следующим образом – после последней записи в соответствующем разделе сделать запись о признании ошибочной записи недействительной и под новым порядковым номером сделать правильную запись.
Если ошибка в записи обнаружена при новом ответственном сотруднике за внесение записей в трудовые книжки, то кадровик делает запись о недействительности предыдущей, затем пишет по-правильному, подписывает дату исправления и приказ. При этом запись об отмене неверной должна нумероваться следующим номером по порядку.
При признании увольнения сотрудника недействительным есть два варианта.
Первый – делается новая запись в трудовой о приеме на работу, а также запись, что информация об увольнении недействительна.
Во втором случае старую запись также стоит признать недействительной, но уже кадровый служащий делает запись об увольнении с новой причиной.
Как делать записи в трудовой книжке о работе узнайте из видео.
Вконтакте
Если таковые документы в фирме не ведутся, то это серьезное нарушение закона.
Доказать наличие трудового стажа за этот период работы будет невозможно, а значит он не будет учтен при начислении пенсии. Поэтому знать, как заполняется трудовая книжка, необходимо всем работающим.
В статье представлена инструкция о порядке заполнения трудовых книжек.
ТК – документ, касающийся трудовой деятельности человека.
Все вопросы, относительно порядка ее ведения, оговорены в Трудовом кодексе и соответствующих правительственных Постановлениях (№ 225 от 16.04.2003 г.), Постановлении и Письме Минтруда РФ (№ 69 от 10.10.2003 г.ст.5.27 ; № 656-6-0 от 18.03.2008 г.).
Ответственные лица
Ответственность за наличие трудовых книжек, оформленных каждому работнику предприятия, ложится на плечи руководителя предприятия.
Руководитель издает приказ о назначении работника, отвечающего за правильное заполнение, учет и хранение этих документов. Им же назначается другой работник, который может подменить главного ответственного во время его отсутствия. Обычно это работники кадровой службы (ОК).
Требования к ведению трудовой книжки
Общие сведения
ТК заводится на каждого сотрудника, проработавшего на фирме не менее 5 дней. Для них эта работа должна быть основной.
Это также и сезонные, временные и внештатные трудящиеся, на которых тоже распространяется социальное страхование.
Записи в ТК делаются полностью, без сокращений (во избежание их неправильного прочтения), синим, фиолетовым или черным шрифтом.
Каждая из записей начинается с отдельной строки и снабжается своим порядковым номером. Даты в них отображают так:
- день и месяц – 2 цифры;
- год – 4 цифры.
Ведется ТК на государственном языке РФ. А на территориях автономных республик она может вестись на двух языках – русском и национальном.
Состоит ТК из трех разделов:
- В первом – на титульном листе – отражаются сведения о работнике – его фамилия, имя и отчество в именительном падеже без сокращений. Также здесь указывается его образование, профессия или специальность. Организация, выдающая ТК, ставит на этом листе печать.
- Второй — данные о работе сотрудника.
- Третий — содержит сведения о его награждениях.
В двух последних разделах обязательно указываются документы, на основании которых делается каждая запись. Обычно это номера соответствующих приказов с их датами.
Правила и порядок заполнения трудовой книжки
В раздел «информации о работе» вносятся все данные о поступлении, перемещении, учебе во время работы, связанной с повышением квалификации, службе в армии или других специальных структурах и т.п.
Также отображаются здесь сведения о переименовании предприятия или отдельной его структуры, данные об увольнении работника и другие.
Причем последние сведения удостоверяются ни только подписью ответственного лица, но и самого работника.
В графу для записи вписывается название предприятия, его структурного подразделения и должность работника.
В последний раздел ТК вносятся те награждения, которые оговариваются в трудовом кодексе РФ или коллективном договоре организации. Предоставление таких поощрений не обязательно и не постоянно. В соответствующее поле вносится наименование компании, должность работника и вид поощрения. Рядом, в следующей графе дается ссылка на соответствующее основание. Премии здесь не отражаются.
Особые ситуации
- Если во время работы сотрудника в компании происходит смена ее наименования, либо структурные изменения, касающиеся конкретного ее подразделения, то это обязательно отражается в ТК и заверяется уже новой печатью данной организации.
- При смене фамилии работника, его старая фамилия перечеркивается, а сверху пишется новая. Рядом на корочке расшифровывается основание замены записи с печатью и подписью ответственного лица. Это единственно допустимое перечеркивание в ТК.
- Если после незаконного увольнения сотрудника, суд обязывает работодателя восстановить его на работе, то вносится запись, аннулирующая предыдущие сведения о его увольнении со ссылкой на документ-обоснование данного решения.
- В случае смерти работника отражается информация о прекращении трудового договора с указанием даты смерти из соответствующего свидетельства.
- Если страниц для всех записей в ТК не хватает, то оформляется вкладыш к ней. Правила его заполнения не отличаются от общих правил, и он подшивается в ТК.
Аккуратное и правильное заполнение ТК на каждом этапе трудовой деятельности намного облегчит процесс оформления пенсии.
Хранение и учет трудовых книжек
Трудовые книжки, вкладыши к ним и бланки – документы строгой отчетности. В отделе кадров, где хранятся ТК, ведется книга их учета.
В ней отражаются полные сведения о движении всех этих документов вне зависимости от того новые ли они или были выданы другой организацией.
Другими словами – информация о ТК всех сотрудников данного учреждения (бывших и нынешних).
Книга эта пронумерована, прошнурована и заверена печатью руководителя организации. Учет бланков ТК ведется бухгалтерией предприятия — аналогичным образом.
ТК постоянно хранятся в отделе кадров. В исключительных случаях они могут выдаваться по требованию работника под расписку и на строго оговоренное время.
При увольнении работника она выдается ему, о чем он расписывается в книге регистрации. Если по непонятным причинам сотрудник не забрал ТК, то она находится в ОК еще 2 года, хранясь отдельно от всех других документов. После этого она передается в архив предприятия, где хранится последующие 75 лет.
Ошибки при заполнении: что делать?
Так как все сведения в трудовую книжку вносятся вручную, то нет гарантии отсутствия ошибок при ведении записей.
Исправление ошибок, допущенных при заполнении данного документа, проводится только по следующим правилам:
- Неправильные сведения признаются недействительными. Об этом делается соответствующая запись. Ниже под следующим номером вносится правильная запись.
- При нарушении нумерации информации, исправления делаются аналогично вышеуказанным. Вся запись под неправильным номером признается недействительной. А затем она повторяется под новым номером.
- В случае незначительной ошибке в личных сведениях о сотруднике (буква в имени, фамилии и т.п.), обнаруженной при его приеме на новое место работы во время сверки документов, она исправляется предыдущим работодателем или там, где была допущена эта неточность.
- Неверные записи на титульном листе не исправляются. В этом случае бланк ТК считается испорченным и уничтожается, о чем составляется соответствующий акт. А работнику взамен нее выдается новая ТК с правильными сведениями.
Перечеркивание неправильной записи запрещено. Такой документ считается недействительным.
Заполнение дубликата ТК
В случаях утери ТК, ее повреждении, при наличии в ней записей, аннулированных судебными решениями, при стихийном бедствии, ЧП на предприятии и т.п. возникает необходимость выдать дубликат ТК.
В обычных ситуациях работник подает заявление в кадровую службу о выдаче дубликата ТК и указывает причину этого.
Документ оформляется в срок до 15 рабочих дней. На его титульном листе обязательно указывается «Дубликат».
В случае если некоторые записи в испорченном документе невозможно восстановить, необходимо документальное подтверждение стажа за соответствующее им время. Лишь тогда документ возможно восстановить.
При выдаче дубликата ТК кадровый работник делает соответствующую запись в журнале учета ТК.
В чрезвычайных ситуациях трудовой стаж для оформления ТК определяется специальной комиссией, которой предоставляются все необходимые для этого бумаги. Если же восстановить факт работы человека в то или иное время не представляется возможным, недостающие сведения можно восполнить с помощью 2-3 свидетельских показаний. Об этом комиссия составляет соответствующий акт.
Первая запись в любом документе всегда особенная. Ведь именно со дня внесения ее в какой-либо значимый документ, по сути, открывается новая «страничка» в жизни человека. Сотрудник, занимающийся внесением записей в документы, должен знать основные правила документоведения и владеть специальными профессиональными навыками. Это в идеале, а на практике довольно часто кадровики задают вопросы, посвященные ведению бланков трудовых книжек, например, как сделать первую запись в трудовой книжке.
Для человека важно, чтобы у него были комфортные условия для жизни. Примерно такие возможности может обеспечить наличие высокооплачиваемой любимой работы.
Весомые аргументы для правильного заполнения трудовых книжек
Законодательством РФ предусмотрена целая система нормативно-правовых актов, относящихся к отрасли трудового права. Одним из важнейших выступает Трудовой кодекс (ТК РФ). Если рассматривать положения о трудовой книжке, то они присутствуют не только в ТК РФ, но и более подробно расписаны в Правилах ведения, заполнения и хранения трудовых книжек на предприятиях. Там же можно найти и основные сведения о том, как исправить ошибки в записях трудовых книжек. Если возникает определенное противоречие между нормативными актами, то необходимо придерживаться положений того документа, который имеет наибольшую юридическую силу. В нашем случае – Трудовой кодекс.
Любой руководитель, его помощники или сотрудники отдела кадров, особенно если они точно не знают, как заполняются бланки трудовых книжек, перед тем, как сделать первую запись в трудовую книжку, должны в обязательном порядке ознакомиться со всеми правилами ведения трудовых книжек. Несоблюдение этих требований, как правило, приводит к серьезным проблемам в будущем как у владельца трудовой, так и у его начальства.
Общие положения
Соискатель, прошедший собеседование и проработавший на предприятии или в организации более пяти дней, для которого это место работы является основным, становится полноценным работником компании и обязан иметь трудовую книжку. Если место работы стало первым в жизни человека, или трудовая по каким-то причинам была утеряна, тогда на него заводится новый бланк трудовой книжки. Если работник уже имеет трудовую книжку, то в ней сотрудники отдела кадров текущего места работы делают необходимые записи. Такие записи должны быть даже в трудовых книжках работников, выполняющих временную или сезонную работу. Если на предприятии имеются совместители, то их трудовые хранятся и заполняются только по основному месту работы.
Кадровик, заполняющий чистый бланк трудовой книжки, обязан помнить:
- В документах не могут иметь место сокращенные записи.
- В трудовой книжке не должно быть никаких помарок, подчисток, заштриховок и сокращений.
- Имена, фамилии и даты записываются в полноценной, читабельной, разборчивой форме.
- Даты записываются исключительно арабскими цифрами. Дни и месяцы фиксируются в двузначной форме, годы – в четырехзначной.
- Когда делается запись в трудовую книжку в первый раз, необходимо тщательно изучить все предъявленные сотрудником документы. Данные, внесенные в трудовую книжку, должны быть идентичны паспортным.
- Необходимо на титульном листе поставить печать организации. Если при последующем переходе сотрудника на новое предприятие будет отсутствовать печать с первого места работы, то трудовая книжка признается недействительной и подлежит замене.
Изучаем разделы трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из трех разделов, которые называются:
- сведения о работнике}
- сведения о работе}
- сведения о награждениях.
Каждый из них заполняется в строго определенном порядке. Первый раздел представляет собой титульный лист и содержит основную информацию о работнике:
- фамилия}
- отчество}
- дата рождения}
- информация об образовании.
Сотрудник отдела кадров должен тщательно изучить паспортные данные, данные документов об образовании и внести их в первый раздел трудовой книжки без единой ошибки. Далее сотрудник (хозяин трудовой книжки) должен проверить, все ли верно. Если да, то он ставит свою подпись, тем самым удостоверяя корректность внесения данных. После этого сотрудник отдела кадров или отдела управления персоналом, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, также ставит свою подпись. Затем на титульном листе в нижней части проставляется оттиск гербовой печати предприятия.
Переходим ко второму разделу. В этой части указывается наименование должности сотрудника, срок, на который он принимается, уровень квалификации. Чтобы внести в трудовую книжку определенную информацию, например, о принятии соискателя на работу, переводе работника на другую должность, увольнении, необходим соответствующий приказ начальства, изданный и вступивший в законную силу. Обязательным условием является и то, что вся информация должна быть абсолютно достоверной и соответствовать первичным документам.
В последнем, третьем, разделе вносится информация о награждениях, достижениях сотрудника.
Как делается запись в трудовой книжке
При первом заполнении трудовой книжки на титульном листе делаются такие записи:
- дата рождения}
- образование, специальность, квалификационный уровень}
- дата приема на работу}
- подпись ответственного отдела кадров и самого сотрудника}
- гербовая печать организации/предприятия.
В начале графы «Сведения о работе» прописывается основная информация о предприятии, на котором трудится сотрудник: название, форма собственности и т.д. Сегодня «ручной» метод не так популярен, как раньше. Дело в том, что для того, чтобы сократить время и средства на заполнение сведений о предприятии, изготавливают специальные печати, на которых отражается вся необходимая информация. Но это непринципиальный вопрос. Далее по графам:
- Первая графа – порядковый номер. Всякая запись в трудовой книжке имеет свой порядковый номер, кроме нескольких предусмотренных законом случаев. Номер ставится в начале строки под штампом организации. Эта запись может существовать только в рукописной форме.
- Графа 2 – дата приема на работу. Абсолютно неважно, в какой день недели вносятся данные в трудовую книжку. Главное, чтобы они были указаны арабскими цифрами и полностью соответствовали датам, указанным в трудовом договоре.
- Третья графа выступает одной из самых информационно емких. Это обусловлено тем, что сделать запись в трудовую книжку в этой графе – значит отразить важный момент трудовой деятельности человека. Например, внести запись о приеме на должность или освобождении от должности в связи с увольнением или повышением.
- В четвертой графе указывается наименование, номер и дата локального акта, на основании которого и были сделаны записи в предыдущей графе.
Отдельные моменты
Из любого правила есть исключения, но ошибок гораздо больше. Часто кадровики или бухгалтеры, отвечающие за заполнение и хранение трудовых книжек работников, упускают множество важных моментов. Такая халатность признается ошибкой. Если некорректные записи обнаружены буквально сразу, тогда можно «на месте» заполнить новую трудовую книжку правильно. Если ошибки были выявлены через некоторый промежуток времени, то здесь придется повозиться. Такие ошибки в будущем могут привести к потере страхового и трудового стажа работника.
Большие трудности также вызывает и оформление студентов вузов. Действительно, невозможно сделать запись данных об образовании, когда человек еще учится. Специалисты рекомендуют не вносить данные об образовании, пока студент не получит полноценного диплома о законченном высшем образовании.
Часто сотрудники отдела кадров ошибаются и в случаях с только что вернувшимися из армии солдатами. Трудовая книжка пуста, и возникает вопрос по поводу того, что ставить на первое место: запись о прохождении военной службы или запись о приеме на работу. Согласно положениям правил ведения и хранения бланков трудовых книжек, срок службы в армии должен указываться непосредственно по месту работы сотрудника. Поэтому целесообразно записать срок прохождения службы в армии, а далее указать запись о приеме на работу.
Последний немаловажный вопрос: как быть с трудовой книжкой сотрудника, который работает на испытательном сроке. Многие руководители ошибаются в том, что не заводят трудовые книжки на людей, которые определены на испытательный срок. Это грубое нарушение. Ведь работодатель обязан открывать трудовую книжку после того, как сотрудник отработает пять дней на своем рабочем месте. Исключение – совместительство. Информацию о том, что сотрудник определен на испытательный срок, указывать в трудовой книжке не нужно.
При изменениях в служебной деятельности сотрудника обязательно делаются соответствующие записи в документ, подтверждающий стаж. Правила заполнения работодателем трудовой книжки установлены в ТК РФ, и на 2015-2016 г. образцы остались неизменными.
Правильное заполнение трудовой книжки: для чего это нужно и кто вносит записи?
Трудовая книжка - это документ, содержащий в себе всю информацию о профессиональной деятельности работника. При достижении установленного законом возраста она используется для оформления и начисления пенсии. Работодателю же нужны книжки подчиненных для расчета различных выплат, поэтому очень важно все правильно заполнять.
Независимо от того, какие действия совершаются в отношении сотрудника, в фирме у индивидуального предпринимателя или на предприятии вносит изменения специалист кадрового отдела, бухгалтерии, или же сам директор. Правила заполнения трудовой книжки в 2015-2016 г. и образцы для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц являются одинаковыми.
Стоит отметить, что ИП или ООО в лице директора не должны заводить данный документ для себя: в ст. 66 ТК РФ установлено, что книжку могут иметь только работники, т.к. стаж предпринимателя отсчитывается с момента регистрации в Налоговой и благодаря денежным поступлениям в Пенсионный фонд.
Книгу необходимо оформлять не позднее недели с первого дня трудоустройства, и лишь в том случае, если сотрудник проработал 5 дней и более, и эта работа у него основная. Если же он планирует только совмещать, то записи вносятся по его желанию и на основании документа, являющегося официальным подтверждением его деятельности в другой компании.
Что должно быть отражено в книге:
- Информация о приеме на работу.
- Получение перевода на другое предприятие или на иную должность.
- Изменение Ф.И.О. в связи с определенными событиями.
- Прохождение службы в рядах Армии РФ, МЧС, МВД, ФСКН и других государственных структурах.
- Повышение квалификации или получение наград.
Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2005 №225 установлены индивидуальные правила для внесения изменений в книжки:
- Любые записи вносятся чернилами черного или синего цвета очень подробно, сокращения недопустимы. Сведениям присваивается конкретный порядковый номер согласно разделу.
- Паспортные данные сотрудника указываются исключительно на титульном листе.
- Дальнейшие изменения в процессе деятельности необходимо отражать не позднее семи дней с момента издания Приказа директора. Если же работник увольняется, то информация вносится в этот же день с учетом текста Приказа, а также ссылаясь на статью ТК РФ.
Нельзя указывать в документе данные о регулярных премиях, которые обычно выплачиваются каждый месяц.
Трудовая книжка: образец заполнения при приеме на работу
Титульная страница должна быть заполнена в первую очередь и при предъявлении паспорта.
По образцу заполнить титульный лист трудовой книжки очень просто. Для этого нужно вписать определенные данные:
- Фамилия, имя, отчество. Их можно посмотреть в паспорте или ином документе, подтверждающем личность.
- Дата рождения обозначается цифрами: к примеру, 02.10.1990.
- Образование. Для подтверждения его наличия предоставляется диплом, аттестат, или же справка о неоконченном обучении в том случае, если работник еще является студентом.
- Специальность. Здесь имеется в виду профессия, полученная в образовательном учреждении.
- Дата заполнения. Ее можно указывать как полностью цифрами, так и отдельно месяц - прописью.
- Подписи: они ставятся трудоустраивающимся специалистом и сотрудником, который оформляет книгу.
- В завершение специалист компании или сам ИП ставит печать.
Выписка из трудовой: образец заполнения книжки
Графа «Сведения о работе» - это и есть выписка. Чаще всего работники просят сделать ксерокопию нескольких страниц из нее, и в ней обозначается следующая информация:
- Дата и номер внесения записи цифрами.
- Информация о приеме, увольнении и т. д. Например: ООО «Меркурий», принята в отдел планирования на должность экономиста.
- Что является поводом для такой вписки: им обычно служит издание Приказа руководителя. Пример: Приказ №762 от 11.10.2015.
Заполнение трудовой книги при увольнении: образец 2015-2016 г.
Если специалист принял решение уволиться, то об этом также делается запись на строчках, следующих сразу за предыдущими сведениями:
- Как и ранее, обозначается номер по порядку, и указывается дата последнего рабочего дня арабскими цифрами.
- Причины для увольнения: к примеру, если он уходит по своему пожеланию, необходимо ссылаться на п. 3 ст. 77 ТК РФ.
Печать организации: ее должен ставить директор или специалист компании, уполномоченный ее использовать. Также необходимо поставить свои подписи тому, кто заполнял, и самому увольняющемуся.
Заполнение трудовых книжек при переводе на другую должность в примерах
В весьма необходимый для специалиста документ прописываются корректировки и тогда, когда он был переведен на иную должность:
- Обязательный номер записи по очередности.
- Дата официального перевода простыми цифрами.
- В третьей графе, обозначенной как «Сведения…» вписываются данные, куда осуществлен перевод и на какую конкретную должность.
- Основания для перевода. Здесь вносятся данные Приказа.
Внесение сведений о награждениях
О полученных наградах информация отображается в ряде случаев: когда работнику была объявлена благодарность, выписана разовая премия, он был представлен к званию, награжден ценным подарком или грамотой.
Как заполняются такие данные:
- Записи присваивается порядковый номер, далее обозначается дата ее внесения.
- Под строчкой с наименованием компании и названием должности вписывается запись примерно такого содержания: «объявлена благодарность за разработку эффективного экономического плана для предприятия».
- Далее указывается Приказ и сведения о нем: дата и номер.
Инструкция по заполнению трудовых книжек при смене фамилии
Если сотрудница вышла замуж или были другие причины для смены фамилии, то все сведения вносятся на основании принесенного ею паспорта или других документов официального характера.
Как происходит корректировка:
- На титульном листе вычеркивается сплошной чертой прежняя фамилия, и там же на свободном месте вписывается новая.
- На обложке с внутренней стороны указываются основания. Пример: фамилия изменена на фамилию Нестеренко на основании Свидетельства о заключении брака от 10.10.2015 № I-PK
Дубликат трудовой книги: образец заполнения в 2015-2016 г.
При утрате или утере своей книжки сотрудник имеет полное право обратиться с письменным заявлением к работодателю или в кадровый отдел с последнего места трудоустройства о выдаче дубликата, он оформляется в течение 15 дней. Если же в утрате виновата компания, то все обязанности по восстановлению ложатся на нее. Чтобы можно было сделать дубликат, необходимы следующие документы:
- Приказы или их заверенные руководством копии о приеме на работу, увольнении, повышении, переводе.
- Справки из Госархива на тот случай, если прежнее предприятие было ликвидировано.
- Трудовые договоры и справки о длительности стажа со старых мест работы.
- Ведомости о зарплате.
- Лицевые счета специалиста в компании, где необходимо подтвердить его рабочую деятельность.
- Когда стаж восстанавливался в суде, нужно соответствующее решение.
Заполнение трудовой книги индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом: наглядный образец
Чтобы хорошо ориентироваться в правильном оформлении столь важного документа, рекомендуется посмотреть видео, в котором все подробно рассказано: