☰

Можно ли брать отпуск авансом. Чем обернется отпуск, предоставленный авансом

04.05.2017, 17:20

Недавно принятый работник договорился с директором об отпуске. Нужно издать приказ на отпуск авансом. Образец такого приказа был бы очень кстати. Поможем кадровику составить нужный документ, обратив внимание, в частности, на графу «за период работы». Ведь именно определение рабочего года традиционно вызывает вопросы у кадровых специалистов.

В графе «за период работы» нужно указать рабочий год

Отпуск – дело решенное, можно подготавливать приказ. На практике организации используют форму №Т-6 (№Т-6а) или модификации на ее основе. Ведь в настоящее время унифицированные документы больше не обязательны для использования, и компания может разработать собственные бланки.

Одно из сложных мест в приказе об отпуске – это раздел, посвященный периоду работы. Итак, каким образом заполнить данную графу, если сотрудник только устроился? Понятно, что нужно указать рабочий год сотрудника (подробнее об этом см., « »). Однако что же указывать, если сотрудник не отработал и одного месяца.

Действуем по общему правилу

Заполняя графу «за период работы», нужно придерживаться общего правила, и отражать рабочий год полностью, даже если сотрудник его еще не отработал.

Например, работник устроился в компанию 6 марта 2017 года. По согласованию с директором с 17 апреля он идет в отпуск на 14 дней. Заполняя приказ, кадровый специалист в графе «за период работы» указал рабочий год сотрудника: с 6 марта 2017 года по 5 марта 2018.

Отпуск авансом — это дни отдыха, взятые сотрудником раньше момента, когда такое право у него возникло .

Понятное дело, что все дни должны быть отработаны.

В случае если сотрудник покидает организацию, выйдя из отпуска, .

Трудовое законодательство (ст. 137 ТК) предусматривает для компаний такую возможность.

В каком случае могут предоставить?

Можно ли брать отпуск авансом? Хоть все двадцать восемь дней, но не менее двух недель — ст. 122 ТК . Обычно это согласовывают с начальством заранее . Все же именно согласие нанимателя в этом вопросе имеет первоочередное значение. За ним останется последнее слово, если сотрудник попросит предоставить ему отгулы «вперед».

  • беременные;
  • усыновители детей до 3-месячного возраста;

Как отражается в графике отпусков?

Можно ли предоставить отпуск авансом за следующий год? Если отпуск отгулян авансом, что ставить в ?

Если подчиненный уже взял в текущем году какую-то часть положенных дней для отдыха авансом, то это отображается при составлении графика на следующий год.

Например, ООО «Бета» составляется график на 2017 год, при этом менеджер Иванов помимо уже использованных двадцати восьми дней использовал десять в счет будущего отпуска.

Это никак не отображается в уже существующем графике, но при составлении расписания на следующий год вместо положенных двадцати восьми у Иванова будет стоять восемнадцать.

При этом в графе 10 нужно сделать запись: получил десять дней в 2016 году.

Какие документы необходимы?

  • (пишется заявление, ничем не отличающееся от стандартного,где работник указывает просьбу о предоставлении отпуска авансом).
  • (издается главой фирм от первого лица и представляется сотруднику под подпись).

Приказ содержит:

  • номер документа;
  • дату;
  • полное наименование фирмы;
  • кому предоставляется, должность, паспортная информация;
  • на какой период (количество дней и датированные границы);
  • подписи с расшифровками;
  • печать организации.

Как рассчитать выплаты?

Размер отпускных рассчитывается ровно так же, как и в традиционном случае .

Интерес представляет, скорее вопрос — как правильно вычислить неотработанные дни отпуска, предоставленные «вперед»?

Рассмотрим на конкретном примере.

Мария Петровна Сидорова устроилась в ООО «Бета» менеджером по продажам, а через 6 месяцев и 5 дней уволилась, не забыв использовать авансом 28 дней положенного отпуска за рабочий год (с 25 октября 2015 по 24.октября 2016) .

По правилу сначала нужно округлить — отбрасываем пять дней от шести месяцев. Получается полгода — то есть Сидорова заработала право на очередной отпуск.

Сколько конкретно дней она заработала?

Для этого используем формулу: 2, 33* Z, где Z — количество месяцев. И получится…

2, 33*6= 13, 98.

По правилам, округлять следует в пользу сотрудника — то есть Сидорова имела право взять две недели. И еще две недели (28-14) были ею взяты но не отработаны.

При расчете суммы удержания, нужно помнить, что она не может превышать двадцати процентов от каждой заработной платы.

Имеет ли право работодатель отказать?

Да, имеет. Согласно Трудовому кодексу, мнение работодателя имеет приоритетное значение . А это касается и упомянутых льготных категорий. Более того, никакого наказания за отказ в этом вопросе для работодателя не предусмотрено.

Правда, если человек, относящийся к льготной категории трудящихся, будет на этом настаивать и обратится в трудовую инспекцию, она может выдвинуть предпринимателю предписание удовлетворить просьбу.

Именно поэтому, если беременная просит о таком отпуске, ей в заявлении нужно обязательно указать ссылки на законодательство и основание — медицинское заключение . А к документу приложить соответствующие справки из клиники.

Получается, что выход один — налаживать хорошие отношения с начальством. В конце концов, это правило работает всегда.

Отдых и последующее увольнение

Однозначного мнения на этот счет среди юристов нет до сих пор.

Перспектива стоит следующая — при расчете отпускные за неотработанные дни будут удержаны из зарплаты (ст. 137 ТК) .

Это действие должно сопровождаться соответствующим приказом со стороны руководителя.

Удержание за неотработанный отдых недопустимо в случаях:

  • срок договора истек;
  • сотрудника призвали для военной службы;
  • гражданин признан нетрудоспособным решением медико-социальной экспертизы;
  • соглашение сторон.

Иногда бывает и такое: сотрудник нагулялся авансом, уволился, а удерживать не из чего (или последней зарплаты недостаточно), либо же сумма переплаченного значительно выше двадцатипроцентной доли зарплаты, а человек отказывается ее возмещать. Тогда вариант может быть только один — добровольное согласие на возмещение или же работодателю предстоит «понять и простить».

А почему не обратиться в суд?

Во-первых не предусматривает удержание зарплаты как неосновательного обогащения , если только причиной не явилась недобросовестность гражданина или неграмотность бухгалтера при расчете.

Во-вторых, советская норма, запрещающая судебное преследование сотрудника , у которого работодатель по каким-либо причинам не вычел по факту недостающую сумму, была отменена (Приказ Минздравсоцразвития №190 от 3 марта 2005 года ) — но Минюст этот приказ во внимание не принял.

Так что получается, что при судебных разбирательствах расходы для предпринимателя гарантированы, а компенсация — очень сомнительна.

Исходя из этого совсем нетрудно понять нежелание коммерсантов давать отпуск авансом.

Если же гражданин знает, что ему полагаются льготы в этом плане, он может настоять, сославшись на трудовую инспекцию .

В то же время все слои трудящихся заинтересованы в том, чтобы иметь добрые отношения с начальством.

Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 10 апреля 2017 г.

Когда можно предоставить отпуск

Общее правило. Предоставление трудового отпуска авансом – это возможность, предусмотренная законодательством и активно реализуемая на практике.

Как правило, трудовой отпуск предоставляется за работу в течение каждого рабочего года (ежегодно) <1> .

Перенести часть отпуска на следующий рабочий год можно только в исключительных случаях с согласия работника. Например, когда предоставление работнику в текущем рабочем году полного трудового отпуска может неблагоприятно отразиться на деятельности нанимателя <3> . Однако не менее 14 календарных дней отпуска наниматель должен предоставить до окончания текущего рабочего года <4> .

Следовательно, трудовой отпуск в основном предоставляется за текущий рабочий год. При этом отпуск, предоставленный до окончания полного рабочего года работника, считается авансированным.

Трудовой отпуск начиная с даты, с которой полный рабочий год является отработанным, считается предоставленным за отработанное время.

Рассмотрим, как общее правило о предоставлении трудовых отпусков действует применительно к отпускам за первый и последующие рабочие годы.

Особенности предоставления. Отпуск за первый рабочий год предоставляется по истечении шести месяцев работы у нанимателя <6> . Однако из этого правила есть исключения.

До истечения полугода работы у нанимателя отпуск можно предоставлять женам (мужьям) военнослужащих по их желанию, поскольку законодательство дает им возможность отдыхать вместе с супругом (-ой) <8> .

В коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре наниматель вправе предусмотреть и иные случаи, когда отпуск за первый рабочий год по желанию работника будет предоставляться в первые шесть месяцев работы <9> .

Не запрещается предоставлять трудовой отпуск до истечения полугода работы и другим работникам, но только пропорционально отработанному времени. Правда, тут есть один нюанс. Продолжительность части трудового отпуска должна быть минимум 14 календарных дней , даже если по результатам пропорционального расчета полагается меньше <10> .

Отпуска за второй и последующие годы работы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков <11> .

Существует мнение, что трудовые отпуска можно предоставлять и за рабочий год, который еще не начался. Хоть законодательство прямого запрета и не содержит, на наш взгляд, такая позиция неправомерна. Она противоречит порядку предоставления отпусков: трудовой отпуск предоставляется за работу <12> , трудовые отпуска за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года <13> .

Удержать или не удержать задолженность…

Возможность удержания. При увольнении работника до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил трудовой отпуск, наниматель имеет право произвести удержание за неотработанные дни отпуска (без заявления или согласия работника). Но в этом праве он ограничен. В законодательстве перечислены основания увольнения, при прекращении трудового договора по которым наниматель не может удержать отпускные за авансом предоставленный отпуск <14> .

Отдельно следует назвать случаи, когда работник увольняется по основанию, позволяющему произвести удержание, но наниматель не вправе это сделать. Такое возможно, если при увольнении <15> :

– работнику не начисляются выплаты;

– наниматель не удержал задолженность при расчете с работником, хотя имел на это право, или удержал только ее часть.

Во всех остальных случаях наниматель вправе произвести удержание из зарплаты увольняющегося работника, издав распорядительный документ (приказ, распоряжение) <18> .

Количество дней, за которые следует произвести удержание, исчисляется в том же порядке, что и продолжительность отпуска пропорционально отработанному времени <20> .

Удержание за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска производится из расчета среднедневного заработка, исчисленного при уходе работника в отпуск, а не на момент его увольнения <21> . Это связано с тем, что работник таким образом «возмещает» часть ранее выплаченных ему отпускных за предоставленный авансом отпуск.

Размер удержания. Размер удержания не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику к выплате <22> . Эта норма носит общий характер. Прямого указания, применяется ли она в нашем случае, нет. Некоторые специалисты считают, что не применяется. Аргументируют они свою позицию тем, что здесь речь идет не об очередной выплате зарплаты, а об окончательном расчете . Значит, наниматель вправе произвести удержание в полном размере задолженности работника по отпускным, даже если она превышает 20% зарплаты, выплачиваемой работнику при увольнении. Однако судебной практики, подтверждающей данную точку зрения, найти не удалось.

По нашему мнению, 20%-е ограничение применяется и в рассматриваемом случае. Полагаем, оно введено для защиты интересов работника и гарантирует выплату минимума средств для удовлетворения основных жизненных потребностей. Поэтому рекомендуем нанимателям удерживать не более 20% причитающихся к выплате сумм. Превышение данного ограничения проверяющие органы могут расценить как нарушение трудового законодательства.

Поможет ли суд

По трудовому законодательству наниматель может взыскать с работника только зарплату, излишне выплаченную в результате счетной ошибки. В иных случаях, в том числе при неправильном применении закона, ее взыскание не допускается <23> .

Гражданское законодательство признает излишне полученную работником зарплату неосновательным обогащением <24> . Вместе с тем возврата такой зарплаты и приравненных к ней платежей не предусматривает, правда, с дополнительной оговоркой об отсутствии счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя указанных сумм <25> . В рассматриваемой ситуации вряд ли можно уличить работника в недобросовестности. Наниматель не связан его мнением относительно того, производить удержание или нет. И если он не удержал задолженность или удержал ее частично, вины работника в этом точно нет.

Так что, по нашему мнению, если наниматель не удержал отпускные за неотработанные дни отпуска из заработной платы при увольнении работника, то дальнейшее взыскание, в том числе через суд, невозможно по той простой причине, что соответствующих оснований для этого в законодательстве нет.

Отпуск авансом - зачастую и работник, и начинающие кадровики считают такой вид отпуска чем-то несуществующим. И отчасти они правы, но суть только в формулировках. Что же касается применения, оформление ещё незаработанного отпуска - это стандартная процедура. И практически каждый сотрудник когда-нибудь им воспользовался. Рассмотрим детали и законодательные нормы такого периода, когда наниматель просто обязан согласовать отпуск авансом для определённых категорий работников, как оформить такой вид. И главное - какие риски несёт предприятие, давая «добро» на отдых, который ещё не должен быть предоставлен человеку. Как нивелировать всевозможные финансовые потери, которые могут быть с этим связаны.

Можно ли взять отпуск авансом - нормы права, доступные виды, кому положен

Отметим, что трудовое законодательство РФ диктует требование: каждый официально трудоустроенный сотрудник просто обязан получить определённое по статусу, должности и внутренним документам компании количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Для кого-то - это 28 календарных дней в рабочем году, а кто-то имеет право отдохнуть и 56+ дней в течение года. Тут для каждого есть свои преференции, закреплённые в нормах ТК РФ и локальных актах предприятия.

Здесь есть только одно «но»: как гласит статья 122 ТК РФ, первый отпуск после трудоустройства положен вновь принятому сотруднику после отработки им не менее шести месяцев. Но здесь же конкретизируется, что если сотрудник и наниматель договариваются между собой, отпуск можно согласовать и ранее полугодового периода отработки. То есть фактически сразу после зачисления в штат человек может обращаться с просьбой о предоставлении отпуска. А вот пойдёт ли навстречу этому работодатель - открытый вопрос, всё будет зависеть и от ценности работника, и от причины, по которой человек обращается за отпуском, а также и от категории служащего.

Кто имеет право на получение отпуска до отработки полугодичного срока

Нужно отметить, что ни один наниматель просто не имеет права отказать в отпуске в любое удобное время нескольким категориям работников. Сюда правовые нормы относят:

  • сотрудников, которым на момент требования внепланового отпуска не исполнилось 18 лет;
  • работниц в период беременности или после родов;
  • супруга женщины в период её беременности или после рождения ребёнка;
  • усыновителей, которые взяли на попечение малыша возрастом до трёх месяцев;
  • совместителей, которые имеют право брать отпуск на весь период отдыха по основному месту трудоустройства, причём если наниматель не готов дать человеку оплачиваемый отпуск, за предприятием остаётся обязанность предоставить совместителю отпуск «за свой счёт»;
  • работников, у которых вторые половинки являются военнослужащими, в момент отпуска одного из супругов второй имеет права отдохнуть с ним (так государство стимулирует семьи военных).

Все вышеперечисленные категории служащих имеют полное право написать заявление в любое время, вне зависимости от отработанного ими срока и утверждённого графика отпусков по предприятию, а руководство компании должно подписать его. Отказ в предоставлении незапланированного отдыха в этом варианте незаконен.

Здесь стоит отметить, что все вышеперечисленные пункты относятся к оплачиваемому отпуску. Но есть ещё и дополнительные отпуска, которые не предусматривают сохранение заработной платы в этот период.

Отметим, что есть компании, которые в своих внутренних нормативных документах фиксируют дополнительные преференции для работников, имеющих право уходить в отпуска в удобное для них время, но это добрая воля нанимателей.

Причём если это закреплено в локальных документах, наниматель не имеет права отказать в их предоставлении согласно положениям статьи 263 ТК РФ. Сюда относятся:

  • сотрудники, у которых в семье есть двое или более детей, не достигших возраста 14 лет;
  • работники, имеющие на попечении особенного ребёнка с группой инвалидности до достижения им 18 лет;
  • матери-одиночки, отцы-одиночки, воспитывающие ребёнка, которому не исполнилось 14 лет.

Таким сотрудникам коллективным договором могут быть установлены ежегодные дополнительные отпуска без сохранения ЗП в удобное для них время длительностью до двух недель. При этом такие отпуска могут быть взяты авансом, присоединены к основному отпуску, использованы полностью или частями. Единственное ограничение здесь - если в течение рабочего года такой отпуск не взят, его нельзя перенести на следующий год.

Какие отпуска могут быть взяты авансом, а какие виды взять невозможно

Возвращаясь к вопросу по отпуску, предоставляемому авансом, нужно сказать, что фактически такого термина в законодательстве нет. И ТК РФ, и отдельные постановления (к примеру, №169) регламентируют, что сотрудник имеет возможность обращаться за отпуском в любое время.

Заметим к тому же, что фактически все работники, работающие на предприятии первый год, оформляя вторую половину отпуска (или её часть), получают отпуск авансом. Ведь они к тому времени ещё не заработали все 28 дней отпуска. Это достижимо только по истечении 365 дней с момента трудоустройства. Но на практике почти все сотрудники за свой первый рабочий год отдыхают весь положенный им отпуск.

Главный документ, который устанавливает плановые периоды для отдыха от рабочего процесса для всех, отработавших год, - согласованный руководством график отпусков. Следовательно, после отработки первого года важны только периоды, которые отражены в этом базовом отпускном регистре.

Если же сотруднику очень надо уйти в отпуск вне графика, а отпускной период ещё не заработан, нужно действовать по уже указанной схеме - написать заявление и ждать решения нанимателя. Без согласования внепланового отпускного периода работник не имеет права уйти в отпуск, в противном случае это может быть расценено как прогул.

Вывод из всего вышесказанного - внеплановый, авансовый, неотработанный отпуск обоснован, законодательно утверждён и возможен при согласовании с руководством предприятия.

Ключевой момент здесь заключается в следующем - взять авансом можно только стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск. По остальным видам отпусков требуется либо документальное подтверждение для предоставления периода отдыха от рабочих обязанностей, либо эти дни должны быть заработаны, либо внесены в отпускной регистр.

Так, нельзя взять авансом:

  1. Дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск. Его нужно, во-первых, заработать, а во-вторых, он должен быть подтверждён условиями труда. То есть если руководителю подразделения положены 3 дня доп. отдыха за ненормированный рабочий день, то взять он их может только если они внесены в ежегодный график отпусков или отработав срок. Это же правило работает и с доп. отпусками для работников, которые трудятся на Крайнем Севере, на предприятиях с вредными условиями труда и т. п.

    Доп. отпуск за вредные условия труда подтверждается аттестацией рабочего места

  2. Отпуск по административному основанию подтверждается справкой из медучреждения.

    Административный отпуск - отпуск без содержания - требует документального подтверждения

  3. Учебный отпуск должен быть подтверждён справкой-вызовом из образовательного учреждения.

    Учебный отпуск предполагает вызов из ВУЗа

  4. Декретный отпуск требует предоставления листка нетрудоспособности, а также справки из женской консультации.

    Отпуск по беременности и родам подверждается больничным

  5. Отпуск по уходу за ребёнком или пожилым родственником предполагает несколько подтверждающих документов.

    Для получения отпуска по уходу нужно собрать целый пакет документов

Характерные детали и особенности отпуска авансом

Рассматривая отпуск, который берётся авансом, нужно знать определённые нюансы, отличающиеся незаработанный отпускной период от отдыха, внесённого в график отпусков:

  1. Работодатель не обязан согласовывать отпуск авансом своему сотруднику. В противоположность основному отпуску, внесённому в график отпусков, руководство компании может как дать, так и отказать в предоставлении незапланированного отдыха. А вот аннулировать отпуск, который стоит в отпускном регистре, без согласия работника нельзя, это незаконно.
  2. Если обязательные отпускные дни (правда, только те, которые превышают 28 дней в году) можно заменить на денежную компенсацию, то взять авансом выплаты за отдых, который не запланирован, невозможно. Так, часто сотрудники пишут заявление на отпуск на выходные, чтобы получить дополнительные деньги, так вот с авансовым отдыхом такое не получится. И это правильно, так как отпуск попросту ещё не отработан, а значит, и выплата за это не положена. Но это, конечно, не отменяет вариант, когда сотрудник по-настоящему идёт в авансовый отпуск.
  3. Такой вид отпуска схож с плановым периодом в части периодов: его можно поделить на несколько частей, но один из них в году (вне зависимости от того, какой это вид - запланированный или внеплановый) должен составлять не менее 14 календарных дней.
  4. Невозможно взять авансом отпуск на следующий год. Основной аргумент здесь - это нарушает трудовые права и обязанности человека, который просто должен отдохнуть 28 дней в рабочем году, а лишение отдыха на год является нарушением законодательства. И здесь неважно, что инициатором этого шага является сам сотрудник, ответственность за такое будет возложена на организацию. Инспекторы вменят стандартно - .

Алгоритм оформления отпуска авансом

Процедура оформления внепланового отпуска практически не отличается от шагов, которые необходимо сделать при получении запланированного отдыха. Главное отличие здесь - обязательный заявительный порядок. Это логично, ведь такого отпуска нет в графике отпусков, работодатель не знает, что сотруднику нужно время освобождения от работы.

Как составить заявление

Поэтому первым шагом при оформлении отпуска авансом должно быть написание заявления. Определённой формы у документа нет, поэтому пишется заявление в произвольной форме. Его можно написать от руки, допускается напечатать его и на компьютере, поставив только оригинальную подпись. Но согласно кадровому делопроизводству, заявление должно содержать:

  1. Вводную часть - «шапку» - заявления. Если работник не хочет выглядеть безграмотным в части стандартного документооборота, при составлении бумаги рекомендуется знать несколько непреложных правил:
    • В правой верхней части заявления пишется кому адресован документ. Не забудьте оставить левую часть для резолюции.
    • Первым делом идёт точная должность руководителя предприятия (генеральный, исполнительный, коммерческий директор).
    • Полное (правильное) название компании.
    • Далее - имя-отчество (инициалы) и фамилия директора. Обратите внимание, что согласно документальному этикету при обращении с прошением инициалы руководителя рекомендуется писать в первую очередь, и только потом - фамилию. Конечно, грамматические ошибки здесь не приветствуются, поэтому, если есть сомнения в правильности написания Ф. И. О. адресата, лучше уточнить этот момент.
    • Во второй части «шапки» нужно указать полные данные заявителя - должность, структурное подразделение, Ф. И. О. (здесь написание инициалов стандартное, сначала идёт фамилия). Рекомендуется указать табельный номер, особенно если штат компании внушительный и возможны сотрудники-однофамильцы.
  2. Название документа пишется с заглавной буквы, использование капслока нежелательно. И не стоит ставить точку после слова «заявление», это неправильно.
  3. В основной содержательной части документа нужно прописать ключевые данные по предполагаемому отпуску:
    • Точные даты начала и окончания (включительно) отпуска..
    • Его длительность в календарных днях. Здесь следует учесть, что согласно трудовому законодательству, праздничные дни, которые попадают на данный период, не учитываются в отпускной период.
    • Вид отпускного периода - основной ежегодный оплачиваемый.
  4. В заключении - слева ставится дата написания документа. Рекомендуем составить документ заблаговременно (7-14 дней до отпуска является приемлемым сроком для прохождения всех инстанций и расчётом отпускных).
  5. Справа фиксируется оригинальная подпись заявителя, через слеш-знак- расшифровка подписи.

    Заявление на предоставление отпуска авансом может быть напечатано или написано от руки

  6. Но на этом оформление заявления не заканчивается. Чтобы получить одобрение гендиректора, рекомендуется сначала получить «согласовано» от своего непосредственного руководителя. Ведь именно он планирует рабочий процесс в отделе, и именно ему решать - насколько эффективно справится подразделение в отсутствие одной штатной единицы. Зачастую без такой резолюции генеральный даже не будет рассматривать документ.

    Виза непосредственного руководителя - важный атрибут заявления на отпуск авансом

  7. Отметим, что на некоторых предприятиях заведено правило, что работник кадровой службы должен также поставить на таком документе свою отметку. Как правило, здесь регистрируется факт, сколько дней отпуска уже отработано человеком, что человек относится к льготной в части отпусков категории служащих либо что отпуск идёт авансом.
  8. Финальная резолюция на заявлении - за гендиректором. Напомним, что руководство имеет право без объяснения причин отказать сотруднику в авансовом отдыхе. Но более лояльный вариант при отказе - всё-таки лично объяснить работнику основания такого решения.

Что учесть при издании приказа на предоставление отпуска авансом

После поступления в отдел кадров завизированного всеми заинтересованными лицами заявления кадровик, занимающийся вопросами отпусков, запускает издание приказа о предоставлении отпуска сотруднику. При оформлении этого документа нужно учитывать несколько стандартов и особенностей:

  1. Приказ-распоряжение об отпуске составляется по шаблону №Т-6 (форма по ОКУД 0301005).
  2. В «шапке» распоряжения нужно указать полное наименование организации, а также уникальный код компании по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
  3. Важный момент, который нужно учитывать при составлении приказа на отпуск, - дата издания документа. Трудовое право обязывает нанимателя выплатить отпускные минимум за 3 дня до начала периода. Поэтому датировано распоряжение должно быть крайней либо более ранней датой.
  4. Для отпуска авансом особенно важно правильно зафиксировать в приказе период работы. Начинается отсчёт рабочего года с даты трудоустройства. Именно по этой дате и определяется авансовый или отработанный отпуск согласован работнику.
  5. Если в этот период к основному отпуску прибавляется другой вид, к примеру, дополнительный неоплачиваемый по кол. договору, нужно отразить и его.
  6. Финальный этап при издании распоряжения - визирование его руководителем организации.
  7. Не отменяет заявительный порядок на отпуск ознакомление сотрудника о том, что отпуск ему регламентирован отдельным приказом. Поэтому на распоряжении должна стоять подпись отпускника и дата, когда он увидел и прочитал документ.

Приказ на отпуск авансом по форме №Т-6

Особенности расчёта отпускных, примеры и тонкости

Когда работнику согласован отпуск и выпущено распоряжение, ратифицирующее внеплановый отдых, трудовое право устанавливает жёсткие рамки по выплате отпускной компенсации - 3 календарных дня до отпуска. Когда в этот период выпадает выходной или праздник, то выплата должна быть произведена в рабочий день накануне. Такой же алгоритм работает и при выплатах по отпуску, предоставленному авансом, исключений здесь нет (естественно, если берётся оплачиваемый период). То, что отпускной период ещё не отработан, не имеет значения, отпускник должен получить выплаты в полном объёме за весь отпускной период и в установленный законодательством срок.

Основа для расчёта - среднедневной заработок сотрудника - это регламентировано статьёй 139 ТК РФ. За расчётный период нужно взять:

  • 12 месяцев, предшествующих месяцу, когда сотрудник уходит в отпуск;
  • если данный период ещё не наработан служащим, берётся первый (пусть даже неполный) месяц работы и все последующие полные (за исключением опять же месяца уходу в отпуск).

Чтобы запустить расчёт, нужно взять все полученные от работодателя выплаты за труд - зарплату, премиальные, доплаты за работу. Исключение здесь составляют выплаты, которые считаются на основе всё того же среднего заработка:

  • суммы, полученные по больничным листам;
  • командировочные выплаты;
  • ранее полученные отпускные;
  • дотации на питание, ГСМ, связь и пр.;
  • дни, когда предприятие простаивало, была забастовка и пр.
  1. Определения среднедневного заработка - всю сумму включаемых в расчёт выплат разделить на произведение полных месяцев, отработанных человеком, и коэффициента 29,3 - среднего количества дней в месяце (определяется Правительством РФ). Если у человека есть не полностью отработанные месяцы, то число календарных дней в месяце, в которых были неисчисляемые периоды, нужно прибавить к этому произведению.
    • Например, сотрудник Иванов И. И., трудоустроился в компанию 29 мая 2018 года и, отработав после этого 4 полных месяца, написал заявление и получил согласие руководства на отпуск с 22 октября 2018. Соответственно, при постоянной зарплате в 30 000 ₽ в месяц и заработке, полученном за 3 дня мая 2018 (3 913 ₽) расчёт среднего заработка будет выглядеть так:
    • Заработок за период - 30 000 ₽ х 4 месяца + 3 913 ₽ = 123 913 ₽.
    • Среднедневной заработок - 123 913 ₽ / (4 мес. х 29,3 + 3 дня мая) = 1 030,89 ₽ (СДЗ).
  2. Расчёта отпускных - когда цифра расчётного среднедневного заработка сотрудника умножается на количество календарных дней утверждённого отпуска.
    • Допустим, Иванову И. И. согласовали отпуск на 14 дней.
    • Соответственно, нужно взять СДЗ Иванова за расчётный период и умножить этот показатель на количество дней отпуска.
    • 1 030,89 ₽ х 14 дней = 14 432,47 ₽.
    • Для выплаты компенсации из полученной суммы нужно вычесть НДФЛ (в зависимости от резиденства работника, если РФ, то 13%) - 14 432,47 ₽ - (14 432,47 ₽ х 13% =1 876,22 ₽) = 12 556,25 ₽ (должно быть выдано на руки или банковскую карту Иванова И. И.).

Формула расчёта отпускных не так сложна, как кажется на первый взгляд

Как отразить период отдыха авансом в графике отпусков

Возьмём первый вариант - когда в отпуск идёт новый сотрудник, которого нет в утверждённом отпускном регистре. Здесь может быть 2 пути:

  1. Отметим, что по трудовому законодательству наниматель в таком варианте не обязан вносить корректировки в график отпусков. То есть контроль за отпускными периодами новичков можно вести с помощью цепочки: заявление → согласование с руководством → приказ → записка-расчёт → личная карточка. Соответственно, можно не вносить эти данные в регистр.
  2. Но если кадровик, справедливо полагая, что всё держать в голове невозможно, и более эффективно для ведения документооборота будет внести периоды отпусков, взятых новыми сотрудниками в отпускном графике, готовится дополнительный график-приложение. Заполняется он по принятому в компании шаблоне (обязательной для применения формы нет, но большинство работодателей используют форму Т-7).

Если же внеплановый отпуск берётся сотрудником, который работает в компании более года, и, следовательно, внесён в график отпусков, в документ необходимо внести отметку о переносе периода.

Если на предприятии используется формат Т-7, в нём специально для таких периодов есть блоки под номерами 8 и 9, где прописывается основание для переноса (в нашем случае - заявление). Помимо заявления на отпуск, нужно отразить в графике и приказ, так как именно этот документ даёт работнику право не посещать работу в этот период.

Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков в столбцах 8 и 9

Как при увольнении удержать отпускные, выплаченные авансом

Самый сложный вопрос для нанимателя при проведении отпуска авансом - возврат выплаченных авансом денежных средств за уже отгулянный отпуск. Отметим сразу: статья 137 ТК РФ регламентирует, что такие отпускные являются авансовыми выплатами человеку, в связи с чем если работник увольняется из компании, наниматель имеет полное право провести удержания за те дни отдыха, которые были произведены вперёд.

Пошаговая инструкция расчёта удержания проходит по следующим правилам:


Когда удержание невозможно

Отметим, что увольняющийся работник не несёт рисков: если он отгулял лишнего, в момент расчёта с него может быть просто удержана сумма за это (но не факт). А вот работодатель в таком варианте рискует не вернуть уже выплаченную сумму.

Как следствие, во многих компаниях отпуска авансом предоставляют только сотрудникам, статус которых подпадает под положения статьи 260 ТК РФ (тем, кому работодатель обязан дать время отдыха в любые дни).

И здесь наниматели действуют на 100% по трудовому законодательству, где устанавливается, что главным документом, который регулирует отпуска всех сотрудников, является ратифицированный график. А для недавно принятых сотрудников отпуск положен только после 6 месяцев работы, когда 14 дней отпуска уже заработаны. То есть отказ во внеплановом отпуске здесь правомерен.

Если же всё-таки жизненные обстоятельства вынуждают человека просить внеочередной отпуск, а работодатель не хочет лишаться ценного сотрудника и согласовывает ему этот отдых, то при увольнении этого сотрудника стороны должны договориться об удержании. Единственными двумя исключениями, которые дают возможность работодателю не получать согласие увольняющегося, являются:

  • увольнение работника по собственному желанию (по статье 77 ТК РФ, пункту 1 части 1);
  • если трудовые отношения прекращаются «по статье», которая указывает, что человек совершил виновные действия против работодателя.

В остальных случаях с увольняющимся работником компания может только договориться об удержании выплаченной компенсации, причём в письменном виде. В этом варианте работник имеет право как согласиться подписывать документ, так и отказаться, это его право. Если же всё-таки предприятие хочет вернуть уплаченную сумму за авансовый отпуск увольняющегося, то это можно сделать только в судебном порядке. Но суды, как правило, встают на сторону работника.

К законным основаниям, когда удержание невозможно, относятся моменты:

  1. Когда суммы, положенной к выдаче в момент увольнения, не хватает для погашения долга.
  2. Если удержание не было произведено при расторжении трудового договора (здесь наниматель имеет право обратиться в судебную инстанцию).
  3. Работодатель не имеет права удерживать уплаченные отпускные без согласия бывшего работника когда:
    • на предприятии проходит сокращение;
    • компания ликвидируется или ИП прекращает своё действие;
    • когда истекает срок трудового контракта;
    • если сотрудник отказывается работать после предложения ему других условий труда и отдыха;
    • работник пребывает на больничном более четырёх месяцев;
    • если на работу выходит ранее работавший на этой должности сотрудник (его восстанавливают по суду);
    • при отказе сотрудника переводиться на другую должность по состоянию здоровья (по решению мед. комиссии), если у нанимателя нет другого варианта;
    • когда человек выходит на пенсию и пр.

Законодательство здесь однозначно - так как основания для увольнения в вышеперечисленных вариантах не зависят от человека, значит, работодатель не имеет права удерживать неотработанные им отпускные.

Приведём несколько оснований, когда нельзя удерживать неотработанные отпускные

При этом давление на увольняющегося незаконно.

У компании при перерасходованном сотрудником отпуске есть 3 пути:

  1. Отказаться от возврата долга, простив переплаченную сумму.
  2. Договориться о добровольном удержании (исключение - увольнение по статье 77 ТК РФ, или при виновных действиях, когда просто выпускается приказ).
  3. Направить заявление в суд.

Видеоинструкция: расчёт и удержание по отпуску

Отпуск, предоставленный авансом, - нормальная ситуация в трудовых отношениях. Но брать его могут либо сотрудники, обладающие льготным статусом, и в этом случае наниматель обязан дать время отдыха человеку. Взять отдых авансом может и любой работник, но только при согласованном руководством заявлении. Причём нужно знать, что предприятие подвергает себя определённым рискам, когда взявший авансом отпуск сотрудник, решит уволиться, не проработав положенный срок.

Любой официально трудоустроенный гражданин имеет право раз в год уйти в отпуск, оплаченный работодателем, но это право должно быть заработано. В жизни складываются различные ситуации, в которых может быть необходимо срочное оформление отпуска либо есть большое желание прервать рабочий стаж для отдыха досрочно. Некоторые категории сотрудников хотят присоединить досрочный отпуск к полагающемуся, например, декретному или уволиться сразу после отдыха.

  • Может ли работодатель пойти навстречу таким желаниям работников, не противоречит ли это требованиям Трудового кодекса, и чем он при этом рискует?
  • Вправе ли он наотрез отказать?
  • Как оформлять «отпуск авансом»?

Разбираемся в нюансах.

Понятие «отпуска авансом» и его законодательная база

Официального термина «отпуск авансом» в российском законодательстве не существует. Ежегодный оплачиваемый отпуск, гарантированный каждому сотруднику Трудовым кодексом (ст. 122), зарабатывается за 1 рабочий год. Он считается не с начала января, а с даты оформления трудового договора, то есть индивидуален для каждого трудоустроенного.

Уйти в этот отпуск сотрудник может, насчитав полугодовой рабочий стаж (положения ст. 122 ТК РФ) или раньше, по согласованию с работодателем. Нетрудно подсчитать, что за это время отработанной окажется в лучшем случае только половина официально установленной продолжительности отпуска. Получается, что вторую половину, если отпуск не делится на части, работник получает авансом.

Если же стаж меньше 6 месяцев, то предоставленный аванс отпускных дней получается еще более длительным.

На второй и последующие годы работы отпуск дается по графику в любое время, стаж уже перестает иметь значение, так что нередко отпуск назначается именно авансом.

К СВЕДЕНИЮ! Конвенция Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках», которую Российская Федерация ратифицировала в 2010 году, гласит, что работник может получить отпуск с любого дня своего трудоустройства продолжительностью, пропорциональной отработанному времени. Однако многие работодатели отдают предпочтение нормам ТК РФ, юридически стоящим «выше» конвенциональных. Трудовой кодекс не отнимает у работодателя права разрешить досрочный уход в отпуск, причем, невзирая на отработанное время, дает получить его в полном объеме.

Таким образом, можно определить отпуск, предоставляемый авансом, как ежегодное оплачиваемое время для законного отсутствия на рабочем месте, полученное раньше наступления момента его фактической отработки.

Отличия отпуска авансом от своевременного

Условия, при которых такой отпуск становится реальностью, отличаются от обычного гарантирования ежегодного отдыха несколькими важными нюансами:

  • руководитель вправе отказать в разрешении на такой отпуск, так как предоставление отдыха авансом не является его обязанностью;
  • отпуск, предоставляемый наперед, нельзя заменить денежной компенсацией, потому что эти средства еще не заработаны;
  • как и обычный, такой отпуск можно разделить на части, одна из которых не может быть меньше 2 недель.

Какие виды отпусков не могут быть предоставлены авансом

Не все виды отпусков можно «отгулять» раньше предусмотренного срока. Понятие «отпуск авансом» чаще всего относится именно к ежегодному оплачиваемому работодателем отдыху. Но есть некоторые виды отпусков, которые должны иметь под собой документальное основание, поэтому их нельзя предоставить заранее, если у сотрудника нет подтверждающей это основание официальной бумаги. К таким отпускам относятся:

  • дополнительный;
  • административный;
  • учебный;
  • декретный (и на роды, и для ухода за малышом).

Отпуск перед или после другого отпуска

Материнство – настолько особое событие в жизни женщины, что государство всячески старается защитить эту категорию трудящихся. Женщины, планирующие декрет, имеют право уйти в очередной отпуск, даже не отработав в организации положенных 6 месяцев. Такой же отпуск матери могут получить и сразу после выхода из отпуска по уходу за ребенком.

Кроме беременных и молодых матерей, право уйти в отпуск независимо от отработанного стажа предоставляется:

  • их супругам;
  • родственникам, если они взяли декретный отпуск вместо матери;
  • сотрудникам, имеющим двоих малолетних детей, еще не достигших 14-летия;
  • отцам и матерям детей-инвалидов до 18 лет.

Это же право, но по основаниям, не связанным с родительством, закон предоставляет:

  • сотрудникам-совместителям, которым предоставлен отпуск на основной работе (он должен совпадать с отдыхом на совмещенной должности);
  • женам или мужьям военнослужащих, которые получили свой отпуск (у супругов военных время отпусков также должно совпадать);
  • другим категориям сотрудников, относительно которых это право предусмотрено трудовым или коллективным договором организации.

Отпуск перед увольнением

Прежде чем окончательно оставить рабочее место, сотрудник вправе «отгулять» положенные ему отпускные дни. Но как быть, если он планирует увольняться, не заработав достаточно стажа для отпуска, но тем не менее хочет в него уйти?

Ключевой момент – согласие работодателя. Если начальство не против предоставить сотруднику такую возможность, ничто не мешает ему во время отпуска продолжать числиться сотрудником компании, оформив документы на увольнение в свой последний рабочий день. Однако следует помнить, что до ухода в отпуск нужно решить вопрос с денежной компенсацией за отдых, не заработанный увольняющимся: ее придется внести в кассу добровольно, либо она будет удержана из заработной платы при расчете. Потребовать этого работодатель не сможет, если сотрудник увольняется по одной из нижеследующих причин:

  • согласие сторон (все вопросы, в том числе и по оплате, решаются обоюдно до издания приказа);
  • истечение срока трудового договора;
  • перевод на другое место, к иному работодателю;
  • изменение трудовых условий и отказ сотрудничать, связанный с переменами;
  • больничный на срок долее 4 месяцев (кроме декретного отпуска);
  • сотрудник направлен фирмой на обучение;
  • работника «сократили»;
  • на место уволенного суд восстановил ранее занимавшего его сотрудника;
  • отдохнувший авансом сотрудник уходит на пенсию.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если сотрудник уходит по своему желанию или увольняется в связи с виновным поведением, компенсацию за неотработанный, но «отгулянный» отпуск можно вычесть из его зарплаты, не спрашивая согласия.

Возможен ли аванс отпуска на следующий год

Трудовой кодекс отвечает на этот вопрос отрицательно. Предоставить отпуск наперед можно только на текущий рабочий год, так как какие-то дни все-таки окажутся отработанными при любом раскладе. Будущий рабочий год такой возможности не предоставляет – работник не трудился на свой отпуск в нем ни одного дня. Так что отдохнуть дважды в год с тем, чтобы следующий год работать без отпуска, не получится.

Подводные камни «авансового отпуска» для работодателя

Неудивительно, что некоторые работодатели предпочитают не отступать от своего права предоставлять отпуск только вовремя. Есть определенные риски в том, что работник уходит отдыхать, не заработав этой возможности.

Главная проблема работодателей – возможность убытка вследствие переплаченных за неотработанный отдых сумм. Руководитель может столкнуться с трудностями удержания средств в случае увольнения «переотдыхавшего» сотрудника. Не всегда работник согласен на компенсацию отпускных по доброй воле, тогда как в судебном порядке истребовать эти деньги очень сложно. Закон в основном защищает интересы трудящихся, и в нормативных актах предусмотрено большое количество обстоятельств, к которым требование компенсации неприменимо, например:

  • сумм, положенных к выплате перед увольнением, не хватает для покрытия долга;
  • если удержание не произведено непосредственно при увольнении, придется действовать через суд или смириться с потерей денег, других законных путей для принуждения работника у работодателя нет;
  • причина увольнения исключает возможность истребовать задолженность.

«Бумажное» оформление досрочного отпуска

Оно ничем не отличается от традиционного, последовательность действий остается обычной:

  1. Написание сотрудником заявления.
  2. Положительное визирование заявления руководством.
  3. Издание приказа на предоставление отпуска.
  4. Начисление «отпускных» средств (разница лишь в том, что они еще не заработаны).

ВНИМАНИЕ! Если сотрудник работает не первый год, то перед первым пунктом будет стоять постановка в график отпусков.

Образец заявления на отпуск, предоставляемый авансом

Генеральному директору
ООО «Гладиолус»
Солодовникову О.С.
от кладовщика
Перегудовой Е.Р.