Сопроводительное письмо – это официальный документ, дополняющий и комментирующий резюме. Многие приуменьшают важность сопроводительного письма, хотя на самом деле, правильно составленный документ увеличивает шансы того, что на ваше резюме обратят внимание в первую очередь. Сопроводительное письмо показывает серьезность ваших намерений относительно данной фирмы, и, как правило, производит на работодателя приятное впечатление.
Если вы отправляется свое резюме по электронной почте, то сопроводительный документ располагается непосредственно в теле письма, в то время как само резюме прикрепляется отдельным файлом.
В том случае, когда ваше резюме предназначено для солидной иностранной компании, то к сопроводительному письму обычно предъявляются более высокие требования. Такое сопроводительное письмо оформляется на отдельном листе бумаги и содержит все основные реквизиты делового документа: заголовок, печать, подпись, дату составления и адрес получателя
Ниже представлены несколько образцов краткого сопроводительного письма:
Образец 1.
Здравствуйте, Ангелина Сергеевна
Я претендую на вакансию секретаря-референта, которая была указана вами на сайте Кадрового агенства. В прикрепленном файле находится мое резюме, но в случае рассмотрения моей кандидатуры, готова предоставить любую дополнительную информацию
Образец 2.
Уважаемый Александр Андреевич,
прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на вакансию менеджера по туризму, размещенную в журнале «Работа».
С уважением Степанова Ольга, тел. 341-006-429
Образец 3.
Уважаемые господа,
высылаю вам свое резюме, претендуя на вакансию торгового агента, представленную вами на сайте Кадрового агенства
С уважением Степанова Ольга, тел. 341-006-429
В том случае, если вы претендуете на вакансию в крупной и солидной фирме, представляющей западные традиции, от вас потребуется полный вариант сопроводительного письма. В нем должна содержаться следующая информация:
1. Предполагаемая должность, источник, из которого вы узнали о ней, просьба рассмотреть вашу кандидатуру.
Образец 4.
Здравствуйте, на сайте своей компании вы сообщаете о том, что открыли дополнительную вакансию технического переводчика. В связи с этим я хочу предложить вам рассмотреть мою кандидатуру на предполагаемую должность. Мой опыт работы переводчиком в зарубежных фирмах может оказаться полезным для составления и ведения деловой документации, переговоров с иностранными партерами.
2. Ниже, после вступительной части, должна содержаться информация, дублирующая основные пункты вашего резюме и имеющая цель доказать ваше соответствие предполагаемой должности. Здесь же вы должны отметить свою готовность работать именно в данной компании, повышая свой профессиональный уровень.
Образец 5.
В течение последних 10 лет успешно работал в должности штатского переводчика в трейдинговой компании. За это время мною был наработан значительный опыт в переводе технической документации, составлении деловых писем, сопровождении официальных встреч. Неоднократно участвовал в международных конференциях и заседаниях компании. Прилагаемое к данному письму резюме даст более подробное представление о моих профессиональных и личностных качествах.
Образец 6.
Имею значительный опыт работы в данной сфере, в течение последних пяти лет находился в должности главного переводчика компании, в обязанности которого входило ведение всей деловой документации с иностранными партнерами, сопровождение официальных встреч, составление технических инструкций.
3. Готовность предоставить дополнительную информацию о себе в ходе личного интервью.
4. Контактную информацию.
Образец 7.
В случае, если вас заинтересует моя кандидатура, готов рассказать подробнее о своих профессиональных навыках и опыте работы при личной встрече. Связаться со мной можно по телефону 444-321-765.
Образец 8.
Готов принять предложение о личном собеседовании и ответить на все вопросы относительно моей квалификации и опыта работы. Заранее благодарен за оказанное внимание.
С уважением Андрей Сологубов
Следует еще раз заметить, что не существует четкого образца написания сопроводительного письма, поэтому при его составлении каждый раз необходимо учитывать особенности адресата и характер деятельности фирмы.
В данной статье речь пойдет о письме к резюме, иными словами о сопроводительном письме. Я подробненько расскажу, что такое сопроводительное письмо, каким оно должно быть! Укажу на всеобщие ошибки многих соискателей. Кстати я делал такие же ошибки, когда-то. :-) Пока не вошел в тему, случилось это конечно не сразу. Наверное именно поэтому многие компании мне первое время даже не перезванивали, хоть и резюме было сразу красивое и хорошее, толковое, но все же.
На сегодняшний день практически все, при отправки , в письме к резюме пишут какую то хинею. Это не есть правильно. Как это выглядит? К примеру Вы хотите отправить резюме работодателю. В поле «кому» пишите адрес электронной почты, в поле «тема» пишите резюме или что-то в этом роде, далее прикрепляете резюме и в сообщении пишите «Здравствуйте,». Выглядит это примерно так:
Здравствуйте,
С уважением, тыры-пыры-трали-вали
Так вот это не правильно. Потому что такое письмо не есть уважением к менеджеру по персоналу. Ваше резюме вместе с Вашими надеждами уходит в мусорную корзину.
Как должно быть
В теле письма при отправлении резюме должен быть сопроводительный текст. Вариантов написания такого текста есть множество (может попозже как-то напишу варианты, когда будет не лень или по просьбе). Вы можете писать так сказать сопроводительное письмо как в официальном стиле, так и в дружественно-разговорном.)) Даже так! Главное не переборщить и соблюдать некие правила.
Правила сопроводительного письма (важные моменты):
Укажите название вакансии, на которую претендуете. Зачем это делается? Все очень просто. Когда менеджер по персоналу получает ваше резюме. Ему не приходится думать, гадать на кофейной гуще на какую вакансию пришло ваше резюме или Вы бы хотели устроится.
Отсылайте резюме с серьезного адреса. Вы должны показать, что Вы являетесь взрослым, адекватным человеком, ищущим работу. Глупо отправлять с адреса типа «[email protected]», «[email protected]». Согласитесь это очень глупо. Заведите почтовый ящик для поиска работы, к примеру «ФамилияИмя@yandex.ru» или еще лучше Gmail.com или ukr.net (хорошие, уважаемые почтовые сервисы). Идеальный вариант почтового ящика, как я уже написал выше, но вероятней всего он занят, значит что-то такое:
на худой конец покатит и такой вариант:
При обращении к работодателю, в письме обязательно укажите имя менеджера. Так будет ярче, вроде как с уважением относитесь к человеку которому отправляете свое резюме.)) Я когда искал работу, заметил, что почти во всех вакансиях менеджер указывает свое имя. (Чето очень запомнилось имя Ольга). Ахххх… да… Еще одна хитрость, если в вакансии контактное лицо не указано, Вам надо позвонить в компанию и спросить, как же зовут загадочного менеджера по персоналу. Никто так делать не будет, знаю по опыту, но вот предложил Вам такой вариант, он работает!
Вам надо показать, что Вы интересуетесь компанией. Почитайте на их сайте, чем занимаются, почитайте о компании, что это вообще за компания и что она делает или производит. Может вам туда и не надо, только зря время потратите. Проявите интерес к работодателю. Если Вы являетесь безработным, значит времени у вас уйма.
Так же не стоит писать бредятину типо — «ну возьмите меня пожалуйста», «возьмите меня», тупо «здравствуйте». Ну и красиво надо закончить такое письмо. Я обычно заканчиваю всегда так «Спасибо за Внимание!», «Спасибо за уделенное время». Ну и оставляю в конце номер телефона или адрес электронной почты, для экстренной связи.
Подводим итог (пример):
Все мои сопроводительные письма состоят из параграфов. Первый параграф, он всегда краткий, как правило это два или три предложения, то есть пишите на какую должность вы хотите, пишите как Вы о ней узнали и так далее. Вы должны заинтересовать работодателя в чтении вашего резюме.
Уважаемый г-н (Ф.И.О или имя)!
Как опытный специалист в (той или иной области), в настоящее время заканчивающий (такое-то такое-то учебное заведение), хочу запросить информацию о возможных вакансиях в Вашей компании. Я заинтересован в работе, (пишите тут также чето свое). В прилагающемся мною резюме указано, что я имею обширный опыт работы и всегда рад новым возможностям проявить себя.
Далее уже парочка параграфов. В них Вы уже более конкретно описываете вашу квалификацию для вакансии, на которую пытаетесь устроится. Если не знаете что написать выбираете информацию из резюме, и описываете ее подробненько. В общем заинтересовываете работодателя.
Для меня важен практический опыт в сочетании с полученными академическими знаниями. Горжусь тем фактом, что самостоятельно оплачиваю свое образование, подрабатывая по специальности. Полученный профессиональный опыт помог лучше изучить область моей специализации, ну и чето в таком духе.
Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.
Если Вы направляете свое резюме с мировым именем (так называемый "бренд"), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.
Резюме, направляемое по E-mail в менее пафосные структуры, может сопровождать корректный текст в самом теле письма, без вынесения его на отдельный лист. фамилия, инициалы (или фамилия и имя) и контактная информация должны быть на виду.
Краткий вариант сопроводительного письма выглядит примерно следующим образом (примеры 1-3):
Рекрутинговые порталы позволяют соискателям написать пару слов вдобавок к своему резюме. Отправляя его прямо на почту HR-отдела, кандидат тоже сталкивается с необходимостью что-то написать потенциальному работодателю. Не всегда понятно, каким должно быть это письмо: кратким пересказом резюме, признанием в любви компании или неформальным рассказом о себе. The Village попросил HR-консультанта дать несколько советов о написании таких посланий и привести несколько удачных и неудачных примеров.
Вероника Никитина
ведущий консультант хедхантинговой компании
«Агентство Контакт»
Зачем писать письмо работодателю
Писать сопроводительное письмо к отклику на вакансию однозначно стоит. Рекрутеры получают сотни похожих резюме, где чуть варьируется образование и места работы, но в среднем заявки подают кандидаты с близким опытом и навыками. Наличие сопроводительного письма и его качество становится ещё одним плюсом в вашу пользу - и почему бы не увеличить их количество?
Дополнительная информация, которую в случае успешного написания сопроводительного письма вы сможете о себе сообщить:
Умение красиво выражаться и строить предложения (резюме с его пунктами и буллитами не позволяет оценить этот навык).
Вашу мотивацию - почему вам интересна именно эта позиция в этой компании (особенно это важно, если вы, всю жизнь проработав в маркетинге, подаёте заявку на продажи).
Какой ваш опыт может быть наиболее полезен компании (в резюме может быть масса проектов - вычленить из них те, что особенно характеризуют вас как сильного аналитика, менеджера по развитию, переговорщика или специалиста в ВЭД, может быть не так просто).
Что вы знаете о компании: сопроводительное письмо - единственный способ показать потенциальным работодателям, что вы не отправляете ваше резюме всем подряд, а особенно заинтересованы в этой позиции.
Кроме того, в сопроводительном письме можно сослаться на конкретных сотрудников компании, благодаря которым вы узнали о ней, - это поможет создать впечатление, что вы не просто «человек с улицы».
Но вас может посетить вопрос: для чего нужно ещё и писать письмо, если у вас и так прекрасное резюме? Потому что каждая компания ищет лояльных и замотивированных работников, которые не просто проводят время в офисе с девяти до шести, а заинтересованы в развитии бизнеса, хотят работать именно здесь.
Что писать в письме
Объём подобного письма должен составлять примерно половину листа А4. Способность уложиться в эти рамки в том числе позволяет работодателю оценить ваше умение чётко и лаконично выражать ваши мысли без лишней воды.
Давайте рассмотрим примеры удачных и неудачных писем, которые помогут вам понять, что стоит писать.
Пример 1
Добрый день.
Я бы хотел присоединиться к вашей компании на позицию бизнес-аналитика.
На мой взгляд, консалтинг - лучшая сфера, чтобы начать мою карьеру, потому что предлагает уникальный профессиональный опыт по нескольким причинам. Возможность работы на проектах в различных индустриях и странах соответствует моим карьерным интересам и также позволит развить мои навыки. Безусловно, это потребует от меня готовности работать сверх рабочего времени, однако это является для меня приемлемым и интересным, так как я хотел бы иметь нестандартную офисную работу.
Я выбрал именно вашу компанию благодаря её динамичному росту и команде молодых и амбициозных сотрудников. Ваша компания нанимает талантливых выпускников с разнообразным бэкграундом, поэтому у меня будет возможность учиться у лучших.
Я думаю, что мои навыки и опыт также будут полезны вашей компании. Стремление разбираться в том, как работают различные процессы, в соответствии с логикой и фактами, всегда было для меня стимулом. Мой опыт в компании … научил меня структурному подходу, основанному на оценке фактов и гипотез и инновационному мышлению для нахождения идеального решения. Свои лидерские качества я развил благодаря организации пяти международных мероприятий в рамках … компании. Свои навыки презентации я смог развить благодаря участию в …
Я благодарю вас за рассмотрение моего резюме и буду рад побеседовать с вами в ходе интервью.
Искренне ваш, ….
Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.
Что это и для чего нужно?
Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.
Сопроводительное письмо выполняет три задачи:
- Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
- Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
- Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.
В каких случаях без этого документа не обойтись?
- при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
- при уточнении налоговой декларации;
- при подаче иска в арбитражный суд;
- при обращении в банк (в некоторых случаях).
Разберём перечисленные пункты подробнее.
Зачем нужно письмо государственным служащим?
Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС. Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы. В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности. Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить.
В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации. Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней. При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений (или даже приложить копии самих платёжек). В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать.
При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению. Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п. Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка.
Банки требуют письмо при открытии расчётного счёта или в случаях, когда с фирмой происходят важные изменения (например, меняется состав участников, организационно-правовая форма и т. д.). Во всех этих случаях предприниматель приносит пакет основных документов, перечень которых указывается в сопроводительном послании.
Структура и реквизиты
Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения. Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера. Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.
Структура такова:
- наверху (в шапке) указываются должность, сведения о фирме (или о территориальном государственном органе) и ФИО получателя и отправителя;
- ниже проставляется дата составления и номер документа, а затем пишется заголовок;
- в содержательной части следует обращение к адресату;
- затем – список приложений;
- в самом низу – должность, подпись и фамилия с инициалами отправителя.
Полный список реквизитов выглядит так:
- наименование вашей организации (полное и сокращённое);
- справочные данные о фирме;
- код организации;
- ОГРН/ИНН;
- регистрационный номер письма;
- сведения об адресате (не такие полные, как о вашей фирме – достаточно указать должность, название организации и ФИО);
- дата;
- заголовок;
- подпись;
- отметки об исполнителе и наличии приложений.
Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными. Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме. Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!». А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.
Главная часть письма – перечень приложений. Текст же краток и включает в себя две части:
- сообщение о направлении документов;
- просьба о своевременном ответе (или об ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра – исходя из цели отправки бумаг).
Текст послания начинается со стандартных фраз:
- «высылаем Вам»;
- «представляем Вам»;
- «направляем Вам».
Тут же указываются названия документов и их реквизиты: дата и номер. Во второй части письма нужно сообщить получателю, как ему надлежит распорядиться документами. Например:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»;
- «Просим Вас как можно скорее ознакомиться с высланными актами и сообщить о своём решении»;
- «Прошу направить ответным письмом один экземпляр надлежащим образом оформленного…»;
- и т. д.
Заключительная часть оформляется по стандартной схеме: слева – должность отправителя, справа – ФИО, по центру – подпись. Подписать письмо можете либо вы (как руководитель), либо главный бухгалтер (если речь идёт об учётных документах, а получатель – ИФНС). Ещё в заключительной части можно указать исполнителя, если вы хотите, чтобы получатель адресовал возникшие вопросы к нему.
Образец сопроводительного письма к документам можно найти и скачать здесь.
При составлении письма придерживайтесь следующих принципов.
- Всегда пишите, с какой целью вы отправляете бумаги и что это означает для адресата. Заставлять его вспоминать, а о чём вы с ним договаривались и зачем ему вообще эти документы, невежливо. Инструктируйте получателя максимально конкретно. Не нужно писать что-то в духе «Пожалуйста, подумайте, что с этим можно сделать». Должна быть ясная цель – подписать, передать третьему лицу, составить на основании полученных бумаг договор. Цель не нужно указывать только в сопроводительных письмах для суда и ИФНС.
- После сообщения о документах можно сделать пояснения и высказать дополнительные просьбы. Но все комментарии такого рода должны быть «по делу», то есть касаться только отправляемых документов. Упоминать другие деловые вопросы не стоит.
- Иногда адресатов несколько, а некоторые из приложений нужно отправить только одному из них. В таких случаях к соответствующему приложению можно сделать отметку, например «Приложение 3: на 5 л. в 2 экз. только во второй адрес».
- Бывают случаи, когда нужно не только доказать факт отправки, но и выдержать конкретный срок. Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.
Ответственность за своевременное составление и отправку сопроводительного письма ложится на предпринимателя, а организация отправки самих документов – на службу делопроизводства.
Деловая этика
Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму. Некоторые руководители любят бесцеремонные фразы в духе «Срок ответа на письмо – 3 рабочих дня». Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней. Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно.
Формулировка «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней» вполне допустима. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать. Окончательная фраза будет выглядеть примерно так: «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх рабочих дней, поскольку до 10.10.2015 мы должны предоставить ответ в инспекцию Федеральной налоговой службы». Вежливость обязательна не только в сопроводительном письме к документам в арбитражный суд (или в другие гос. органы), но и в послании к контрагентам и другим адресатам.
Хранение сопроводительных писем
Вы получили от партнёра сопроводительное письмо, сверили по нему список полученных документов и убедились, что всё правильно. Что делать с посланием дальше? Поставить отметку об исполнении и поместить в дело. Хранить письмо лучше отдельно от приложений, чтобы не создавать путаницы с бумагами.
Во многих фирмах просто создаётся дело «Сопроводительные письма», которое и используется в качестве «корзины» для таких посланий. Что к ним было приложено – без разницы. Есть и более «цивилизованный» вариант – создать несколько дел по сопроводительным письмам и поместить их в номенклатуры дел структурных подразделений. Как это работает?
- партнёр присылает вам договор поставки (к примеру);
- этот акт вы размещаете в деле «договоры поставки»;
- а письмо к нему отправляете в дело «сопроводительные письма к договорам поставки».
Бывает и так, что письмо остаётся на хранение в фирме, а само приложение – нет.
В сопроводительных письмах, как и в других простых (на первый взгляд) актах, дьявол кроется в деталях. Отсутствие чётко прописанной цели, неправильное оформление списка приложений, некорректное обращение – всё это относится к грубым нарушениям. Конечно, никто не будет штрафовать вас за неправильную шапку письма, но даже пара маленьких недочётов может затруднить понимание письма и спровоцировать неверную реакцию на него. Это особенно печально, если вы ведёте «переписку» с налоговой или другими представителями государства.